Документационное обеспечение поликлиники требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения. Основные задачи делопроизводства в медицинской организации — это сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.
Управление документацией и записями в ГБУЗ СО «СГКП № 15» является одним из важнейших стандартов организации согласно сертификату соответствия (ИСО.9001:2008). Качество управления медицинской организации напрямую зависит от уровня организации делопроизводства. При этом с ростом численности сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения становится все более актуальным. К числу наиболее актуальных проблем при ведении документооборота можно отнести такие направления, как информационно-документационный менеджмент, электронный документооборот, защита информации, создание электронных архивов и т. д.
В ГБУЗ СО СГКП № 15 подсистема делопроизводства медицинской информационной системы используется для повышения эффективности работы аппарата управления медицинской организацией — главного врача, старшей медицинской сестры, бухгалтерии и отдела кадров.
Подсистема делопроизводства широко использует возможности электронной почты, а также содержит ряд взаимосвязанных и тесно интегрированных в единую информационную систему приложений.
В процессе делопроизводства поликлиника руководствуется:
- законодательными и нормативно-методическими документами, рассматривающими вопросы делопроизводства и регламентирующими правила составления и оформления документов, а также организацию работы с ними;
- уставом медицинской организации;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями главного врача поликлиники.
Управление документацией в поликлинике включает в себя следующие направления работы: