При формировании политики можно условно выделить две циклически повторяющиеся стадии:
— разработка политики;
— доведение политики до сведения работников и других заинтересованных сторон.
Разработка политики предполагает документирование ее предписаний. Но это не значит, что все компоненты политики должны быть обязательно изложены в одном-единственном документе.
По мере разработки и улучшения СМБД отдельные компоненты политики могут содержаться в следующих документах:
— бизнес-плане создания и развития компании;
— положении о корпоративных ценностях компании;
— концепции создания и функционирования СМБД;
— приказе (распоряжении) о создании и порядке ввода в действие СМБД;
— декларации о политике в области безопасности движения;
— специальном документе «Политика в области безопасности движения»;
— стратегии развития компании;
— стратегии обеспечения безопасности движения;
— руководстве по СМБД;
— руководящих указаниях по внедрению в компании системных мер в области безопасности движения;
— других документах.
В такой крупной корпорации, какой является ОАО«РЖД», отдельные компоненты политики в области безопасности движения появились практически сразу после ее образования, задолго до создания СМБД. Впервые компоненты этой политики были сформулированы в Стратегической программе развития ОАО «РЖД», утвержденной правлением ОАО«РЖД» в 2004 г.
Согласно этой программе главной целью деятельности ОАО «РЖД» в области обеспечения безопасности движения должно стать постоянное снижение риска возникновения транспортных происшествий и связанного с ними ущерба для жизни и здоровья людей, имущества и окружающей среды. Был установлен целевой показатель — ежегодное снижение числа нарушений безопасности движения на сети железных дорог ОАО «РЖД» не менее чем на 10% в расчете на измеритель — 1 млн поездо-км во всех видах движения.
В этой же программе для достижения этой цели впервые была сформулирована задача создания в ОАО «РЖД» системы управления безопасностью движения как составной части интегрированной системы управления качеством работы компании на основе международных стандартов ИСО серии 9000.
Поэтому при разработке политики, в зависимости от уровня зрелости компании, могут использоваться отдельные, ранее сформулированные установки, соответствующие компонентам этой политики, с возможной корректировкой этих установок.
Возможны варианты, при которых документирование политики приобретает более сложные формы. Например, в ОАО «РЖД» использован вариант формулирования политики в нескольких документах, а именно:
● применительно ко всему холдингу «РЖД» принят документ «Политика холдинга “РЖД” в области безопасности движения» (утвержден протоколом заседания правления ОАО «РЖД» от 17–18 декабря 2014 г. №45 и приведен на рис. 1);
● применительно к каждому функциональному филиалу и дочернему обществу ОАО «РЖД» принимается «Декларация о политике в области безопасности движения» [1], в которой конкретизируются предписания, сформулированные в политике холдинга, с учетом местных особенностей.
«Декларация о политике в области безопасности движения» — документ, составляемый в доступной для понимания каждым работником форме, удобной для ее распространения и компактной для размещения на информационных стендах или досках объявлений в служебных и производственных зданиях.
При любых вариантах формирования политики она должна быть письменно оформлена, а каждый документ, в котором содержатся компоненты политики, — утвержден (подписан первым лицом организации).
Документы, в которых сформулированы компоненты политики в области безопасности движения, должны в общей сложности содержать:
— назначение, принципы, задачи и намерения в области безопасности движения, соответствующие виду деятельности организации железнодорожного транспорта;
— основы для достижения целевых норм безопасности движения;
— обязательства и ответственность руководства в решении задач и достижении поставленных целей;
— обязательство постоянно улучшать СМБД.
Рассмотрение документа «Политика холдинга “РЖД” в области безопасности движения» показывает, что он отражает степень приверженности руководства холдинга «РЖД» соблюдению требований безопасности движения, демонстрирует нацеленность на стратегическое вѝдение состояния безопасности движения и его улучшение. По своему содержанию документ выглядит четким и понятным.
Разработка политики предполагает не только документирование ее предписаний, но и их доведение до сведения работников организации железнодорожного транспорта. Поэтому основные предписания политики должны быть доступны для этих работников путем использования принятых внутри организации форм документирования информации, с достаточно понятным изложением содержания этих предписаний.
Кроме того, документы с предписаниями политики должны быть доступны для таких заинтересованных сторон, как:
— органы аудита СМБД;
— комиссии по проверке результативности СМБД;
— представители пользователей железнодорожным транспортом;
— представители средств массовой информации.
Политика в области безопасности движения не может быть раз и навсегда заданной и неизменной. Ее содержание регулярно сопоставляется с предписаниями обновляемых законодательных норм, требованиями новых и корректируемых нормативных правовых актов регулирующих органов, результатами функционирования СМБД, данными о состоянии и потребностях в обеспечении безопасности движения. На основании такого сопоставления проводится корректировка отдельных компонентов политики.
Стратегия в области обеспечения безопасности движения
Политика может являться той платформой, на которой строится переход к стратегическому управлению и выработке стратегического курса в области обеспечения безопасности движения. Возможно и обратное — выработка стратегии развития компании, в том числе стратегии обеспечения безопасности движения с некоторыми компонентами политики в области безопасности и исходя из ее положений, — последующее формирование полноценной политики в соответствующей области.
Так или иначе, но формирование политики и разработка стратегического курса компании являются процессами, взаимно влияющими друг на друга, и в пределах временнóго интервала некоторой протяженности могут считаться даже неразрывными. Поэтому политику и стратегию обеспечения безопасности движения следует рассматривать совместно. При этом документ «Стратегия обеспечения безопасности движения», особенно в крупных компаниях, целесообразно включать в комплект документации для предъявления доказательств наличия в компании такого элемента СМБД, каким является формирование политики в области безопасности движения.
В результате в холдинге «РЖД» стали разрабатываться функциональные стратегии, в которых отражалось интегрированное вѝдение решения проблем безопасности и надежности перевозочного процесса. За период существования ОАО «РЖД» были разработаны:
● Функциональная стратегия обеспечения гарантированной безопасности и надежности перевозочного процесса в ОАО «РЖД». Утверждена распоряжением ОАО «РЖД» от 29 мая 2007 г. № 987р (в настоящее время не действует).
● Стратегия обеспечения гарантированной безопасности и надежности перевозочного процесса в холдинге «РЖД». Утверждена распоряжением ОАО «РЖД» от 28 января 2013 г. № 197р (в настоящее время не действует).
● Стратегия обеспечения гарантированной безопасности и надежности перевозочного процесса в холдинге «РЖД». Утверждена распоряжением ОАО «РЖД» от 8 декабря 2015 г. №2855р (введена в действие) [2].
Цель первой из указанных версий Стратегии заключалась в детальном описании принципов, направлений и механизмов достижения целевого состояния ОАО «РЖД» в области обеспечения безопасности перевозок к 2010 г. а также оценка совершенствования безопасности перевозок на перспективу до 2015 г.
Разработка второй версии Стратегии была вызвана необходимостью учета в ней сложившейся посткризисной ситуации в российской экономике, требований ряда документов, принятых Правительством Российской Федерации, структурных изменений в холдинге «РЖД», новых стратегических факторов его развития. Главной целью ее разработки являлось определение и детализированное описание подходов, принципов и механизмов достижения целевого состояния холдинга «РЖД» в области обеспечения безопасности и надежности перевозок к 2015 г. а также оценка совершенствования целевых показателей на перспективу до 2030 г.
Последняя версия Стратегии отражает модель и продуманную перспективу развития холдинга «РЖД» в области обеспечения безопасности и надежности перевозочного процесса на период до 2020 г. (1-й этап) и далее до 2030 г. и учитывает требования, изложенные в Транспортной стратегии Российской Федерации на период до 2030 г. (в редакции распоряжения Правительства Российской Федерации от 11 июня 2014 г. №1032-р) [3, 4].
Их разработка стала частью процедур не только формирования политики, но и стратегического управления холдингом «РЖД» в указанной области. Место этой процедуры среди других процедур стратегического управления показано на рис. 2.
Все версии Стратегии развивают и конкретизируют цели в области безопасности и надежности перевозочного процесса, формулируют направления и задачи в этой области, которые можно рассматривать также как компоненты политики в области безопасности движения. Кроме того, они устанавливают план мероприятий и целевые показатели, выполнение которых является критерием достижения поставленных целей.
Разработке стратегий предшествовало проведение SWOT-анализа, являющегося одним из инструментов методологии стратегического управления [5], помогающих избежать недоучета включения в стратегию некоторых важных стратегических мероприятий (или включения в нее излишних мероприятий).
Объектом SWOT-анализа в данном случае является состояние с безопасностью и надежностью перевозочного процесса в холдинге «РЖД» и организацией деятельности в этой области.
Проведение SWOT-анализа в данной книге ограничено представлением в таблице различных (возможно, неполных) факторов по соответствующим группам (оценка значимости факторов и итоговые матрицы взаимного влияния различных групп факторов не представлены). Рассматриваемое состояние — непосредственно перед разработкой последней версии Стратегии.
Факторы SWOT сформулированы в виде оценочных суждений на естественном языке. Такой подход является преимуществом, но и недостатком, который усложняет поиск и формулирование факторов, а также не гарантирует, что все реально существующие и значимые факторы будут учтены.
Современные работы по SWOTанализу не регламентируют какой-либо один общепризнанный и доминирующий метод оценки факторов. Более того, часто стратегии развития по результатам SWOT-анализа формируются без явной оценки факторов.
Тем не менее сопоставление факторов наводит на принятие ряда решений по постановке задач разрабатываемой Стратегии или объясняет возможность реализации отдельных мероприятий.
Для определения целей, включая целевые показатели и постановки задач, при разработке Стратегии использованы также так называемые SMART-критерии. Правильная постановка цели в соответствии с принципами SMART [6] означает, что цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, значимой и соотноситься с конкретным сроком.
Конкретность предполагает правильно сформулированные цель и задачи для ее достижения, которые не вызывают двусмысленностей у ответственных исполнителей, что обычно достигается согласованием их формулировок с этими исполнителями.
Измеримость цели предполагает наличие измерителей и их значений, которые позволили бы в последующем определить, достигнута ли поставленная цель и в какой степени. Для этого обычно устанавливаются целевые показатели, выраженные в принятых в данной конкретной области единицах измерения.
Достижимость учитывает возможности организации железнодорожного транспорта (финансовые, организационные) и профессиональные качества работников, при этом не должна занижаться планка целей. Трактовка слова «достижимость» применительно к контексту цели позволяет говорить о том, что цель всегда должна бросать вызов (с наличием риска), выводить из зоны застоя и погружать в зону роста, при этом сохраняя способность реализоваться при приложении усилий со стороны работников. С этой точки зрения целевые показатели безопасности движения следует не просто достигать, а стремиться обеспечивать такую безопасность движения, при которой достигнутые показатели будут заметно лучше установленных целевых.
Значимость предполагает четкое понимание того, что поставленная задача будет способствовать достижению поставленной цели. Это обеспечивается знанием практики решения аналогичных задач (в том числе за рубежом), экспертными заключениями, принятыми ранее решениями.
Соотносимость с конкретным сроком означает определение временного промежутка, по наступлении и окончании которого должна быть достигнута цель (выполнена задача). Для этого в планах реализации стратегий устанавливаются сроки выполнения мероприятий.
Все эти критерии нашли отражение в разработанной Стратегии [2]. Кроме них, имело место прямое указание предписаний правительственных органов (прежде всего Транспортной стратегии [3, 4]) и распоряжений ОАО «РЖД» о необходимости проведения тех или иных работ в интересах безопасности и надежности перевозочного процесса. Эти работы сгруппированы в 7 направлений работ, отображенных в блок-схеме, представленной на рис. 3.
Таким образом, при разработке Стратегии [2] использована методология стратегического управления как общая методология для разработки любых стратегических решений с опорой на современные научные представления о безопасности и надежности как предметной области разрабатываемых стратегий.
Метод реализации Политики и Стратегии
Применительно к холдингу «РЖД» его Стратегия развивает предписания Политики, а во введенных в действие на их основании нормативных документах реализовано так называемое развертывание стратегии и политики. В целом и в конечном итоге такое «развертывание» является не чем иным, как реализацией Политики и Стратегии.
Одним из действенных методов, способствующих вовлечению руководителей и персонала в выработку общего вѝдения и общего плана действий для реализации Политики и Стратегии, является метод Хосин канри (яп.: 方針 管理, англ.: Hoshin Kanri) [7].
Одним из основных инструментов этого метода является Х-матрица, предназначенная для того, чтобы увязывать различные стратегические документы, главные задачи, ключевые показатели эффективности, исследовать взаимосвязи между ними и соотнести их с итоговыми результатами. Общий вид Х-матрицы представлен на рис. 4.
Х-матрица состоит из 4 основных блоков:
● стратегические задачи — это основной движущий фактор в матрице, описание того, какие стратегические задачи выбраны на предстоящие 2–3 года;
● тактики (проекты, инициативы) — описание того, за счет каких мероприятий будут достигаться стратегические задачи на ближайшие 6–18 месяцев;
● процесс (текущие действия) — достаточные критерии оценки хода реализации всех проектов и инициатив;
● результаты — описание всех результатов управления процессом, фактически — оцифрованные измеримые цели, поставленные на конец периода планирования проектов и инициатив.
Кроме того имеются дополнительные блоки матрицы:
● поля корреляции — фиксируются имеющиеся взаимосвязи (уровень взаимного влияния) между элементами основных разделов матрицы (корреляция обозначается цифрами от 1 до 3, где 1 — слабые взаимосвязи, 3 — сильные);
● ответственность — отмечается, кто за какой проект или инициативу несет ответственность;
● члены команды — перечисляются участники всех процессов.
Х-матрица оформляется на одном листе (обычно формата А3) и позволяет лаконично отразить развертывание политики и стратегии в пакет конкретных проектов и планов компании и конкретных текущих действий при объединении усилий всех причастных руководителей и специалистов для достижения требуемого уровня безопасности движения, измеряемого в конкретных показателях. При этом важно знать, какие конкретные проекты способствуют решению стратегических задач и какие конкретные процессы (текущие действия) помогут осуществить задуманные проекты и планы.
Данная форма используется для разработки и реализации среднесрочной стратегии и ближайшего плана действий.
Наличие подобных форм у высших руководителей компании, ответственных за обеспечение безопасности движения, позволяет судить о том, что такой элемент СМБД, как формирование политики в области безопасности движения, не только имеется в компании, но и реализуется через планирование и выполнение конкретных мероприятий и действий.
В соответствии со сформированной политикой в области безопасности движения и в согласовании с ней разрабатываются и реализуются все другие элементы СМБД, т. е. фактически вся деятельность по обеспечению безопасности движения в железнодорожной компании.