Если обмениваетесь сообщениями с дистанционными работниками в Outlook, настройте автоматическую отбивку о доставке сообщения. Такой отбивки достаточно, чтобы подтвердить факт получения письма.
Можно ли дистанционных работников уведомить об отпуске через сообщения в мессенджерах или соцсетях?
Да, можно. С большинством документов, в том числе с приказом об отпуске, работодатель вправе знакомить дистанционных работников без использования усиленных электронных подписей. Для этой цели подойдут и мессенджеры, и соцсети, и СМС, и электронная почта. Главное — прописать соответствующий порядок взаимодействия в ЛНА, коллективном или трудовом договоре (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ).
Перечень документов, которые работодателю надо подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью, а дистанционным работникам — усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью, исчерпывающий. Такие подписи понадобятся при подписании в электронном виде трудового договора, договора о материальной ответственности и ученического договора. Такие подписи нужны и при внесении изменений в договоры, и при их расторжении путем обмена электронными документами (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).
Где лучше прописывать порядок взаимодействия с дистанционным работником: в ЛНА или трудовом договоре?
Лучше использовать оба документа. В ЛНА пропишите способы взаимодействия: обмен сканкопиями или фотокопиями документов, просто отправка сообщений и т. д. В трудовом договоре указывайте конкретные электронные адреса работодателя и работника, номер телефона, на который можно отправлять СМС или к которому привязаны аккаунты в WhatsApp, Telegram, Viber, Instagram, «Одноклассниках», «ВКонтакте» — любом мессенджере или соцсети, куда нужно писать работнику.
Как вообще избежать использования усиленных электронных подписей?