Сегодня электронный документооборот используется широко, практически все организации применяют электронные документы, пользуются электронной почтой, электронными декларациями, тем более что для налогообложения НДС обязательность электронных деклараций установлена законодательно. Ряд организаций используют в повседневной жизни системы электронного документооборота и перевели всю отчетность и первичные документы в электронный вид.
Практика показывает, что число организаций, внедривших систему электронного документооборота (СЭД), ежегодно увеличивается. Как правило, это большие и средние компании, использующие передовые технологии автоматизации и имеющие широкий круг партнеров и клиентов, которые уже перешли на электронный документооборот.
Однако далеко не все организации спешат с таким переходом. Это связано с тем, что составление и обмен документами в электронном виде имеют как положительные, так и отрицательные стороны.
Положительные стороны электронного документооборота: возможность быстро найти документы; наличие централизованной структуры документооборота; систематизированное хранение документов в электронном архиве; простота в регистрации и согласовании документов; возможность подписания и направления документов по электронным каналам связи, что экономит время; возможность составления аналогичных документов; проведение электронного внутреннего контроля и внешнего аудита [1].
Отрицательные стороны электронного документооборота: необходимость приобретения электронной цифровой подписи; невозможность использования, если контрагент не применяет электронный документооборот; дополнительные расходы на электронный документооборот; отсутствие унифицированных форматов документооборота; недоверие некоторых пользователей к электронным документам.
Однако электронный документооборот развивается все больше и больше, и для этого есть предпосылки.
Первая предпосылка для развития электронного документооборота — это то, что он предусмотрен в налоговом законодательстве.