Электронные документы вошли в нашу жизнь и стали привычным явлением во всех сферах экономики и хозяйственной деятельности. Не стало исключением и промышленное производство, где значительная часть конструкторской, технологической, исполнительной и другой документации создается в электронном виде, ведь это наиболее удобный формат для хранения и работы с данными.
Но, во-первых, не все документы являются электронными, и производственным подразделениям часто приходится работать в условиях смешанных бумажно-цифровых массивов.
Во-вторых, подразделения в большинстве хранят нужные им документы «под рукой», что ограничивает возможности поиска, анализа и совместной работы, которые может предоставить централизованный управляемый ресурс предприятия. Когда все борются за эффективность, работа с бумагой и содержание таких разрозненных ресурсов все меньше соответствует повестке дня.
Именно поэтому новый этап своего развития получили электронные архивы, которые в прежние времена воспринимались в негативном ключе как «данные, к которым редко кто обращается». Сегодня электронный архив — это «живая» система, управляющая всей консолидированной документацией предприятия, включающая документы, скан-образы, CAD-файлы и пр.
Централизованная система электронного архива (СЭА) позволяет собственнику крупного промышленного предприятия оптимизировать все процессы производства, строительства и обслуживания объектов. Вместо того, чтобы тратить драгоценные часы на поиск чертежа сломавшейся детали конвейера, специалист может получить к нему доступ на месте, со своего рабочего планшета. Аналогичное происходит в строительстве: к комплекту исполнительной документации прикрепляются все документы, акты и фотоотчеты о выполненных за день работах, что позволяет их контролировать в онлайн-режиме и сохранять на случай выявленных нарушений.
Основная цель электронного архива (рис. 1) — собрать всю информацию в единое хранилище и сформировать точку доступа для всех производственных отделов, исходя из предоставленных сотрудникам прав.