Анисия Евдокимова, генеральный директор Московского филиала www.favoritglobal.com
Мы закрыли свои офисы в Москве, Петербурге и Ярославле в 20-х числах марта. Честно признаюсь, как руководитель компании, а также как человек, который эти офисы искал, открывал, организовывал в них всю инфраструктуру, я в начале карантина была уверена, что мы их откроем ну максимум через пару месяцев. Однако с течением времени карантина стало очевидно, что наша команда реально может справляться удаленно со всеми видами задач. Больше всего опасений вызывал коммерческий и бухгалтерский блок. Однако перевоз сервера в живую домой к бухгалтеру, установка удаленного доступа, а также перевоз необходимого оборудования, например компьютеров, на которых стояли программы, к которым нет удаленного доступа, решила буквально за пару дней работы мужская часть нашего офиса и ИТ-команды. Не менее переживали за тех сотрудников, которые всегда работали в офисе и в основном занимались документацией. Однако электронные цифровые подписи, скан всех подписей и печатей — все эти вопросы также решили. Многие наши сотрудники получили домой компьютеры из офисов, все, кому необходимо, — принтеры, и это был максимум, который вложила компания. С точки зрения организации рабочего процесса нам немного повезло, так как у нас в команде уже два года работают удаленные сотрудники, а вовлекаются они почти в каждый проект, что приучило всех сотрудников работать исключительно в нашей облачной корпоративной системе — так что хранение данных, постановка задач и учет рабочего времени в офисе и вне его стен работают для нас одинаково.
В конце апреля мы подсчитали суммарную экономию на офисах: аренда стоила 100 тысяч рублей, 35 тысяч рублей и 41 тысяча рублей соответственно. Итого только на арендной плате мы экономим 176 тысяч рублей в месяц, кроме этого, сопутствующие расходы на офисы были еще около 70 тысяч рублей — оплата Интернета, уборки, чай, кофе, регулярный ремонт оргтехники, заказ канцелярских принадлежностей, и это далеко не все траты — итого получилась суммарная экономия около 250 тысяч рублей в месяц, и при этом мы небольшая компания по меркам как нашей индустрии, так и в целом бизнеса. Также хорошим уроком для нас стал наш новый проект: мы запустили онлайн-академию, первую в нашей отрасли — в туризме. При запуске онлайн-академии как коммерческого проекта мы много работали с привлеченными консультантами и специалистами — и вот они все имеют модель удаленных компаний без офиса. Даже проводя совещание по запуску рекламных кампаний в Интернете с нашим подрядчиком, кроме ключевого вопроса я обсуждала, как они работают без офиса, как организуют бухгалтерию и сложно ли было совершить этот переход. Сегодня, спустя почти 4 месяца, как мы закрыли все офисы, могу с уверенностью утверждать, что лучше один раз решить ряд организационных вопросов и уйти на полную удаленку, сэкономив около 200 тысяч рублей в месяц, чем ждать полного открытия офисных помещений и возвращаться в старую модель управления.