Практически каждый сотрудник при выполнении своих служебных обязанностей участвует в организации переговоров, управляет переговорным процессом с целью достижения желаемого результата. Партнерами в переговорном процессе могут быть сами сотрудники, представители официальных учреждений, общественных организаций и т. д. Умение оптимально спланировать переговоры, определить последовательность решения проблем, модели поведения участников, их и свою реакцию, спрогнозировать и управлять переговорами является актуальным для руководителя.
Переговоры стали неотъемлемой частью повседневной деятельности. Каждый день люди принимают решения, договариваются об их реализации, высказывают свое согласие либо отвергают предложения. Сложными и трудоемкими являются переговоры по разрешению конфликтных ситуаций, вызванных наличием неудовлетворенных потребностей, противоположных интересов.
В процессе переговоров партнеры обсуждают проблемы, требующие решения, взаимного согласия для достижения приемлемого результата. Решение проблемы осуществляется поэтапно:
1-й этап — подготовительный, первоначальный, это сбор информации, выяснение содержания конфликтной проблемы, информация об участниках, исследование причин, последствий;
2-й этап — предварительный анализ возможностей решения конфликтной проблемы, уточнение данных, имеющейся информации, определение интересов и эмоционального содержания конфликта, опасений сторон, подготовка атмосферы для делового, конструктивного, благожелательного обсуждения;
3-й этап — собственно переговоры, обсуждение, беседа, взаимный обмен информацией, взглядами, мнениями, предложениями, определение вариантов решения конфликтной проблемы;
4-й этап — определение взаимоприемлемых вариантов решения проблемы, формирование соглашения по принятию решения;
5-й этап — уточнение деталей по соглашению и их согласование, определение сроков выполнения, распределение обязанностей и установление форм контроля за реализацией соглашения.