Потребность в удобном управлении документами появилась у бизнеса достаточно давно. Можно сказать, что она существовала уже тогда, когда бизнес стал самостоятельным элементом в экономике.
При образовании древнерусского государства первым документом стала грамота [1], и с тех пор роль документа в деловых взаимоотношениях только росла, сначала в форме уроков (так обозначались решения, связанные с финансами), церковные уставы. Затем стали формироваться и первые иерархичные отношения, связанные с документами. В конце XV — начале XVI в сложилась система приказов, в которой место в иерархии напрямую было связана с правом ставить подпись (старшие) или составлять документы (среднее звено).
В дальнейшем происходило бурное преобразование и развитие этой сферы, эстафету перенял СССР и появились первые исследования стандартизации документов. Ей посвящены работы Н.Н. Икономова, Е.Ф. Розмирович и других деятелей [2]. Уже в 1943 году в научной литературе появляется термин «документоведение» [3].
От этого способа делового регулирования в бизнесе не ушли до сих пор, скорее, документов даже прибавилось, и многие процессы обросли ими до такой степени, что породили пренебрежительное название «бюрократия». Однако при грамотном подходе, по данным ISO (International Standards Organization), эффективно организованный процесс документооборота является одним из главных критериев жизнестойкости и конкурентоспособности бизнеса.
С развитием технологий появилась замена привычным бумажным носителям — электронный документооборот.
Электронный документооборот, или ЭДО, — система деловых взаимоотношений между участниками гражданского оборота с помощью документации в электронном виде. При этом используется электронная подпись (ЭП), а вся система организации электронной документации называется системой электронного документооборота (СЭД).
Предпосылки к переходу на уровень электронного обмена документацией начались уже давно. В 2012 году свыше 70 тысяч, а именно 85%, участников внешнеторговой деятельности использовали электронное декларирование. Было подано более 4,1 млн деклараций на товары в электронной форме, что составляет 95% всего декларационного массива [4].