Поскольку именно сотрудники работают «в полях», то обратная связь от них в адрес руководства имеет существенное значение для всего бизнеса. Коллектив является проводником принимаемых решений, а также получателем сигнала от рынка. Данная особенность обусловливает необходимость предоставления сотрудникам инициативы в решении оперативных задач и предложении внесения изменений в существующие процессы.
Предприятию целесообразно соблюдать иерархию принимаемых документов: высшее руководство имеет возможность регламентировать рабочий процесс во всей организации в целом; начальники департаментов регулируют деятельность своего департамента и входящих в него отделов; начальники отделов полномочны решать вопросы своего отдела и т.п.
С целью исключения дублирования регламентированных вопросов на предприятии должны быть приняты инструкции соответствующих должностных лиц, устанавливающие круг полномочий. Дополнительно можно предусмотреть регламент, устанавливающий общий порядок разработки, согласования и внедрения принимаемых документов. Главной задачей является определение баланса между необходимостью регламентации процесса и свободой оперативных действий.
Внедренный документооборот должен предусматривать не только правовые, но и организационные мероприятия управления бизнесом. Предприятие должно добиться соответствующего уровня синергии между ними, но определяющими должны быть организационные.
Совмещение розничной и оптовой торговли обусловливает выстраивание организационных мероприятий по указанным направлениям: продажа, закупка, логистика, учет товара и денежных средств, сотрудники и т.п. В рамках настоящей книги интерес представляет общая методология реализации организационных мер, которые отражаются в форме подготовленных документов.
Любые отношения могут регламентироваться как с помощью принятых документов, так и «по умолчанию». Руководству необходимо добиться от сотрудников соответствующего восприятия и проявления неписаных правил, на что прямым образом оказывает влияние атмосфера в коллективе. Следовательно, большое влияние на реализацию общей стратегии предприятия оказывает работа с коллективом, от которого необходимо добиться высокого уровня вовлеченности и лояльности. Данная задача является элементом обязанности владельцев бизнеса, высшего руководства, руководителей департаментов и начальников отделов.