Использование наличных денежных средств юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями в Российской Федерации регулируется Указанием Банка России от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» (далее — Указания).
Организации вправе расходовать поступившие в их кассы наличные деньги в валюте Российской Федерации (как полученные со счета в банке, так и непосредственно в кассу от покупателей за реализованные товары (работы, услуги)), для выдачи работникам под отчет (п. 2 Указаний).
Независимо от источника наличных денежных средств (со счета организации в банке или из выручки, поступившей в кассу), переданных сотруднику, руководитель должен установить срок, по истечении которого подотчетный работник отчитывается по полученному авансу (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Порядок).
Лица, получившие наличные деньги под отчет, не позднее трех рабочих дней после дня истечения срока, на который им выданы эти деньги, или со дня выхода на работу должны предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (подп. 6.3 п. 6 Порядка).
Доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с главой «Налог на доходы физических лиц» НК РФ (ст. 41 НК РФ).
Работник организации, получивший денежные средства под отчет, после приобретения товарно-материальных ценностей или услуг, необходимых для нужд организации, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 «Авансовый отчет» (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55) или иной форме, утвержденной в качестве приложения к учетной политике организации (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 4 приказа Минфина России от 06.10.2008 № 106 н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету “Учетная политика организации” (ПБУ 1/2008)»).