Устного делегирования и распределения полномочий в современных организациях, особенно многочисленных, часто бывает недостаточно, его необходимо соответствующим образом оформить. Особенно важно оформить полномочия работников на подписание тех или иных документов, которые по уставным документам имеет право подписывать лишь руководитель. Конечно, делегировать полномочия и обязанности может не только генеральный директор, но и нижестоящие руководили. Подходы к оформлению делегирования практически одинаковы.
В Трудовом кодексе РФ нет специального регулирования оформления делегирования полномочий, практика сформировала следующие подходы к оформлению передачи полномочий.
Случай 1.
Полномочия передаются при приеме на работу Шаг 1.
Закрепляем полномочия в должностной инструкции
Основным документом, в котором закрепляется, какие именно обязанности поручаются и полномочия делегируются работникам, остается должностная инструкция. Поэтому если какие-то обязанности и полномочия руководитель поручает работникам, например своим заместителям, на постоянной основе, то следует оформить их в должностной инструкции. Если заместитель (ли) выполняют работу руководителя на время его отсутствия, это также следует закрепить в их должностных инструкциях.
Если те или иные полномочия передаются руководителем своим подчиненным непосредственно при приеме их на работу, то достаточно внести соответствующие пункты в должностную инструкцию.
В силу ст. 68 ТК РФ необходимо ознакомить работника с его должностной инструкцией под подпись.
Шаг 2.
Знакомим работника с должностной инструкцией
В силу ст. 68 ТК РФ необходимо ознакомить работника с его должностной инструкцией под роспись.
Шаг 3.
Закрепляем распределена полномочий в приказе (рекомендуется)
Для распределения полномочий среди руководителей широко распространены приказы о распределении обязанностей и полномочий. Данный приказ особенно важен, если генеральный директор желает переложить ответственность на своих заместителей по тому или иному направлению деятельности, например сделать главного инженера ответственным при нарушениях охраны труда или директора по персоналу – ответственным за нарушения квотирования рабочих мест (см., например, Решение Московского городского суда от 28.04.2015 по делу № 7-3822, апелляционное определение Вологодского областного суда от 2 августа 2013 г. № 33-3391/2013).