Приказы по личному составу относятся к системе распорядительных документов, издаваемых единолично руководителем организации или уполномоченным должностным лицом. Делегирование издания приказов по личному составу должностным лицам может быть зафиксировано в приказе руководителя по основной деятельности о распределении полномочий между должностными лицами или в доверенности на право подписания определенных видов приказов по личному составу.
Приказы по личному составу являются основаниями для внесения в трудовую книжку записей:
• о приеме на работу;
• о переводе на другую постоянную работу;
• о получении второй и последующей профессии, специальности;
• о присвоении нового разряда, класса, категории, классного чина;
• о работе по совместительству, если сотрудник попросит внести запись;
• переименовании должности;
• о награждении за успехи в работе;
• об увольнении.
Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносят, кроме случая, когда работника уволили из-за проступка.
Оформление и составление большинства приказов по личному составу унифицированы. Унифицированные формы приказов по личному составу представлены в Альбоме унифицированных форм по учету труда и его оплаты. Альбом утвержден постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 для бухгалтеров и работников кадровых служб организаций всех форм собственности, в том числе и бюджетных учреждений. Но с 2013 года применение данных унифицированных форм необязательно и работодатель может разработать и утвердить формы самостоятельно.
Закрытого перечня видов приказов по личному составу законодательно не установлено. К приказам по личному составу относятся приказы о приеме, переводе, увольнении, премировании, применении дисциплинарного взыскания, об отпуске, о присвоении разряда и др. Обязательность издания некоторых видов приказов по личному составу закреплена в Трудовом кодексе Российской Федерации (ТК РФ). Так, например, в ст. 72.1. и ст. 72.2 ТК РФ указано, что есть ситуации, когда перевод возможен в одностороннем порядке по инициативе работодателя, а значит, свое решение руководитель должен зафиксировать распорядительным документом, и в этом случае приказ необходимо будет издать.