Автоматизация на марше. Как наладить эффективную систему учета в заведении общепита?

Исходя из опыта большинства новых заведений, систему автоматизации (ее еще называют Point of Sale, или просто «касса») нужно внедрять с самого начала, чтобы правильно оптимизировать все рабочие процессы, а именно: ускорить работу персонала, избежать краж, лишних остатков на складах и контролировать все финансы внутри заведения. За всем этим нужно следить одновременно, что и позволяет делать система автоматизации.

ЧТО ДАЕТ СИСТЕМА АВТОМАТИЗАЦИИ?

Складской учет — помогает избежать лишних закупок, проводить инвентаризацию и тем самым исключить хищения.

Финансовый учет — контроль доходов и расходов заведения, расчет гостя. Открытие и закрытие кассовых смен, инкассация, закрытие чеков и оплата поставок.

Статистику продаж — вы узнаете, что покупают чаще и в каких объемах, сможете проанализировать данные и продавать еще больше.

Быстрый прием заказов — оформление заказа на планшете или моноблоке и отправка заказа на кухню.

Подробное меню — учет ингредиентов и составление технологических карт блюд. Шеф-повару достаточно один раз прописать меню, а обычные повара будут готовить по инструкциям без его участия.

И много других полезных вещей: системы лояльности; настройка бонусов, акций, учет безналичного расчета, печать чеков.

КАКИЕ БЫВАЮТ СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ?

Условно их можно разделить на два вида: стационарные — громоздкие, дорогие моноблоки и удобные облачные решения — мобильные приложения, которые запускаются на планшетах и ноутбуках.

Некоторые старые игроки на рынке автоматизации всё еще устанавливают клиентам стационарные системы. Внедрять их гораздо затратнее. Помимо оплаты аренды, покупки оборудования, базовых закупок продуктов и резерва зарплаты для персонала, вам придется отложить еще крупную сумму на систему учета.

Крупнейшие стационарные российские POS-системы имеют широкий функционал, но начинали свой путь со времен Windows 98 и ни о каком юзабилити интерфейса для пользователя тогда еще и речи не шло. Большинство из них представляют собой громоздкие и неудобные решения, требуют много времени на обучение персонала работе с ними.

К тому же чаще всего выбор системы для установки ограничен только Windows, плюс вам понадобится специальное оборудование, которое также может быть не самым доступным. Добавить к этому еще отдельный сервер, который нужно поставить у себя в заведении, где будет храниться вся информация. Кстати, это тоже не очень надежно. Его банально могут попытаться взломать, вытащить жесткий диск, к тому же доступ ко всем данным у вас будет только с компьютера, на котором установлено ПО.

Так что если вы хотите контролировать бизнес в реальном времени за пределами заведения и не рассчитываете вкладывать большие суммы в автоматизацию, советую смотреть в сторону облачных решений.

ОБЛАЧНЫЕ СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ

Большинство облачных систем автоматизации состоят из фронт-офиса — программы для кассира, бариста, официанта или бармена и бэк-офиса — панели управления для менеджеров и собственников.

Идеальный вариант, когда вы сможете установить приложение фронт-офиса на Android, Windows, планшеты, iPad и ноутбуки, что позволит сэкономить на оборудовании при открытии. Вы просто устанавливаете программу терминала как обычное приложение из маркета и обновляете его онлайн.

К сожалению, далеко не все разработчики систем автоматизации поддерживают разные платформы, поэтому выбор может быть ограничен: только Android или только iOS, и вам нужно определиться, на чем вы будете работать.

Что касается бэк-офиса, очень важно, чтобы вы могли запустить админ-панель с любого браузера ноутбука. Просто заходите на сайт под своим логином владельца и видите всё, что сейчас происходит у вас в заведении. Если же для этого требуется установка какого-то специального приложения и только под какую-то одну операционную систему, то это уже неудобно, так как ограничит ваш выбор системы, тип устройства и т.д.

ТЕРМИНАЛ

Теперь немного подробнее об основных функциях фронт-офиса или терминала, на какой функционал вам следует обратить внимание, так он важен для стабильной работы кафе или ресторана:

Неполадки с сетью не должны влиять на работу POS-системы. Например, в Poster все данные о заказах, чеках и т.д. сохраняются в терминале (планшете iPad или Android), пока снова не появится Интернет.

Большинство облачных систем учета умеют печатать чеки и бегунки. Преимуществом будет, если вы сможете печатать: логотип заведения, пожелания, совет дня, пароль от Wi-Fi и любую другую дополнительную информацию на чеках, которая повышает лояльность гостей.

Как вариант замены печатным бегункам (спискам заказов для поваров) на кухню, можно использовать отдельный монитор для поваров с входящими заказами. Например, мы разработали функционал KitchenKit — экран с заказами на кухню. Теперь заказы готовятся еще быстрее, клиенты довольны, а собственник получает больше прибыли.

Всё больше гостей оплачивают покупки банковской картой, без терминала вы лишаете себя части прибыли и возможных дополнительных покупок. Расплачиваясь картой, гость обычно заказывает больше, а значит — увеличивается средний чек в заведении. Но просто покупки терминала будет недостаточно. Если POS-система не будет его поддерживать, все продажи по безналичному расчету не будут попадать в статистику, отчеты, кассовые смены и т.п.

Если вы хотите продавать алкоголь и отправлять отчеты в налоговую, т. е. работать легально, ваша система автоматизации обязательно должна поддерживать работу с ЕГАИС и ФЗ 54.

ФУНКЦИОНАЛ БЭК-ОФИСА

Как минимум нужен ABCанализ, с помощью которого вы узнаете, какие позиции в меню у вас самые рентабельные, на какие можно повысить маржу, а какие блюда у вас не покупают или их себестоимость слишком высока.

Это то, о чем я упоминал в начале статьи. Далеко не все системы автоматизации могут похвастаться удобным складом с оформлением поставок, планированием и детальным финансовым учетом.

Чтобы создавать акции: от простых вариантов, как 1 + 1 = 3, бизнес-ланчи, «счастливые часы», и до сложных условий со скидкой на определенный товар при покупке нескольких разных позиций. Чем больше возможностей у вашей системы, тем меньше дополнительных сервисов вам придется подключать.

Системы лояльности бывают двух типов: скидочные и бонусные. Заводя карты постоянных клиентов, вы мотивируете гостей тратить больше. Они могут оплатить часть чека бонусами или снизить общую сумму благодаря постоянной скидке.

Полезная функция, конечно, если у вашей системы автоматизации есть складской учет. Настраивая напоминания о критических остатках продуктов на складе, которые будут приходить к вам на почте или в смс, вы никогда не пропустите заказ новой поставки, и ваша кухня не будет простаивать.

Очень удобно, если ваша система поддерживает загрузку и выгрузку приемных накладных, базы продуктов, товаров и др. Если ваш бухгалтер работает в 1С, а это, скорее всего, так, то без корректной интеграции 1С с вашей системой учета обойтись будет проблематично.

«Мастхэв» функция для профилактики хищений и краж в заведении. Если вы проводите все поставки всегда через систему учета, то тогда и инвентаризацию проводить нужно там же. Нужно сравнить фактический остаток кухни или бара с книжным, который покажет ваша система автоматизации. Вы сразу увидите, где у вас недостача и откуда она взялась.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Один из основных моментов, на которые нужно обращать внимание при выборе системы автоматизации,— это репутация компании-разработчика, которая поддерживает систему. При выборе системы автоматизации обязательно почитайте отзывы действующих клиентов и тех, кто отказался от работы.

Чем меньше посредников между вами и разработчиками системы учета, тем проще вам будет объяснить, чего вам не хватает в программе, а разработчик сможет это реализовать. Всегда лучше сотрудничать напрямую, а не через дилера. Пробуйте и тестируйте, многие компании дают бесплатный тестовый период, за время которого и можно понять, насколько подходит вам этот продукт.

Неважно, какую систему автоматизации вы установите в своем заведении, главное, чтобы она у вас была. А я советую попробовать Poster, в нем есть всё, о чем я упомянул в этой статье.