Совокупность стадий и этапов, которые проходит ИС в своем развитии от момента принятия решения о создании системы до момента прекращения функционирования системы, называется жизненным циклом ИС [1-3].
Полный жизненный цикл информационной системы включает в себя, как правило, основные макроэтапы: планирование, приобретение или разработка, внедрение, эксплуатация и сопровождение.
Жизненный цикл носит итеративный характер: реализованные этапы жизненного цикла, начиная с самих ранних, циклически повторяются в соответствии с новыми требованиями и изменениями внешних условий. На каждом этапе жизненного цикла формируется набор документов и технических решений, которые являются исходными для последующих решений.
Модель жизненного цикла - структура, содержащая процессы, действия и задачи, которые осуществляются в ходе разработки, функционирования и сопровождения программного продукта в течение всей жизни системы, от определения требований до завершения ее использования.
Наибольшее распространение получили три модели жизненного цикла информационной системы: каскадная, поэтапная, спиральная.
Для того чтобы иметь хорошую информационную систему, необходимо планировать ее создание. Процесс планирования должен начинаться с оценки текущей ситуации, определения миссии информационной системы, интенсивности использования информации, пользователей, оценки среды организации, места на рынке, ее сильных и слабых сторон, выработки стратегии, которая должна лечь в основу бизнес-плана по созданию информационной системы.
При планировании производится:
- анализ стратегии развития бизнеса;
- формирование стратегического бюджета в соответствии со стратегией бизнеса;
- выбор стратегии автоматизации;
- анализ стратегических требований к системе (AS IS);
- определение стратегических свойств ИС (функционал и качество) (AS TO BE);
- выработка решения о способе приобретения информационной системы;
- формирование бизнес-плана проекта, определение ресурсов: времени и денег;
- выработка стратегии развития информационной системы.
Стратегия – это управленческий план, направленный на укрепление позиций организации, удовлетворение потребностей ее клиентов и достижение определенных результатов деятельности.
Причинами начала стратегического планирования являются:
- существование информационных систем, которые не справляются с решением требуемых задач или не могут адаптироваться под изменения внешнего окружения;
- начало осуществления бизнес-планирования объединения двух или более компаний по бизнес-процессам и информационным системам;
- озабоченность вопросами качества и потеря конкурентных преимуществ;
- смена руководителей компании;
- производственные подразделения компании ставятся перед необходимостью формирования комплексных продуктов (чаще для корпоративных клиентов);
- «нескончаемые» расходы на информационные технологии;
- уменьшение масштабов деятельности компании;
- реструктуризация и выход на международный рынок;
- Бизнес-планирование деятельности компании без учета информационных систем.
Вне зависимости от причин начала стратегического планирования, его цели в основном одинаковы: эффективное управление дорогим и критическим активом организации, повышение уровня коммуникаций между бизнес- и ИТ-организациями, объединение ИТ-направления и бизнес-направления развития, планирование потоков информации и процессов на предприятии, рациональное и эффективное выделение ИТ- ресурсов, уменьшение времени и затрат на жизненный цикл ИС.
Способ приобретения или разработки информационной системы – это последовательность действий от определения и формализации потребностей в информационной системе до момента, пока ИС не будет внедрена на предприятии.
Информационная система может быть создана самостоятельно организацией, разработана на заказ, куплена, куплена и доработана или взята в аренду (аутсорсинг).
Недостатком самостоятельной разработки является необходимость создавать команду, либо отрывать от работы текущих сотрудников ИТотдела. При этом часто учитываются пожелания руководства в ущерб качеству разработки. Проект может захлебнуться из-за нехватки квалификации внутренних специалистов и других ресурсов, ухода ведущих специалистов. Недостатком самостоятельной разработки является также плохая документированность системы. Есть вероятность, что разработка не закончится никогда.
Аутсорсинг (использование ресурсов сторонних организаций в процессе обеспечения собственной деятельности) обычно имеет следующие цели: снижение издержек; сокращение сроков выполнения работ (при загруженности штатных информатиков); решение задач автоматизации при невозможности выполнения этого штатными ИТ-сотрудниками.
При использовании модели аутсорсинга появляется возможность сосредоточиться на главном (на основном направлении деятельности), получить помощь в реинжиниринге и реорганизации, повысить качество обслуживания клиентов, получить доступ к новейшим техническим знаниям, к новым технологиям и инструментам, использовать опыт и наработки профессионалов. Использование соглашения о качестве услуг (SLA) конкретизирует отношения сторон. Одновременно аутсорсинг дает возможность использовать выходящие из моды продукты и избежать обучения ИT-сотрудников, уменьшив себестоимость разработки ИС. Важным является и диверсификация рисков, и возможность точного расчета стоимости ИТ-проекта, при этом штат ИТ-сотрудников остается неизменным. Однако диверсификация рисков дополняет риски самого аутсорсинга. К ним относятся риски нестабильности подрядчика (надежность компании, финансовая устойчивость и т.д.), снижения качества услуг и роста цены (доверие к подрядчику может не оправдаться, а рост затрат может увеличиваться при изменении бизнеса), риск утери конфиденциальности. В особенности это актуально в SaaS- аутсорсинге. Есть и ограничения для ИТ-аутсорсинга, нельзя аутсорсить стратегические или конкурентные преимущества, личные контакты с клиентами, ну и, наконец, штатные сотрудники могут уйти с предприятия, потеряв мотивацию.
Если не говорить об аутсорсинге разработок ИС, то ИТ-аутсорсинг – это либо ASP (Application Service Providing), либо аутсорсинг бизнес-процессов по модели SaaS (Soft as a Service). Можно считать, что ASP - прообраз SaaS. Есть даже мнение, что SaaS — это та же модель, но с новым названием, взятым из маркетинговых соображений. Но скорее можно говорить о том, что SaaS — это реализации ASP на новом технологическом и бизнесуровне, выделив при этом несколько моментов.
SaaS в отличие от ASP, ориентированной на крупных клиентов, нацелена на средний и малый бизнес. При этом SaaS-поставщик должен решать вопросы интеграции своего сервиса в ИТ-систему заказчика. И заинтересован в повышении эффективности своей внутренней работы. У этой модели есть много преимуществ: использование ИС возможно сразу после заключения договора и оплаты; обслуживание и эксплуатация ИС осуществляется подрядчиком; при проблемах с ИС на предприятии или переездах, или ремонте помещений работа ИС не прерывается; да и внедрение заключается в обучении персонала, не требуя первоначальных инвестиций. Модель SaaS как альтернатива локальной установке ИС на площадке заказчика или ASP использует интернет-доступ и режим multi-tenant (множественная аренда). Один экземпляр ИС используется для одновременного обслуживания нескольких заказчиков. SaaS-провайдер берет на себя полную ответственность за масштабируемость сервиса, в том числе развертывание, управление и поддержку ИС на всех этапах ее жизненного цикла. Software as a Service (SaaS) представляет собой такую форму продажи ИТ, при которой поставщик приложения не только создает его, но и предоставляет потребителям доступ к программному обеспечению через Интернет не в виде аренды приложения, а в виде аренды готового бизнес-процесса, за использование которого он платит абонентскую плату. Ее размер зависит от объемов обработки данных арендованным приложением. SaaS представляет клиенту не ИС в целом, а реализацию бизнес-процессов. И, если ASP ориентирован на крупных корпоративных клиентов, то SaaS же, благодаря широкополосному Интернету, - на любого корпоративного пользователя. При этом SaaS-поставщик обеспечивает интеграции сервиса в ИС-заказчика. Потребителю по большому счету безразлично, на каком именно продукте он работает. Пользователя интересуют потребительские свойства процесса и тот результат обработки данных, которую он заказал. При этом техническое обеспечение и само приложение обслуживается поставщиком и понятно для потребителя.
Установка ИС в организации не требуется, то есть меняется трактовка жизненного цикла ИС и, таким образом, и совокупная стоимость владения, ее структура. Не требуются затраты на приобретения железа (серверов, например), вообще платформы для установки ИС, не требуется приобретение самого продукта, не требуется и поддержка эксплуатации (сопровождение), ее берет на себя поставщик приложения (как и ИТриски). Затраты на развитие и продукта, и всей ИТ-инфраструктуры потребителю тоже не нужны.
При внедрении нет необходимости его детального планирования, программирования. При этом существует возможность одновременной настройки ИС совместно с клиентом и ее использования. А за счет раннего начала эксплуатации снижаются риски ошибок проекта.
При эксплуатации приложения клиент может быстро адаптировать ИС при изменении бизнеса и оперативно получает обновления [Дмитрий Коростелев SaaS Workfl ow Systems www.saasws.ru].
Модель совокупной стоимости владения для SaaS приобретения ИС должна включать операционные, интеграционные и транзакционные расходы. Таким образом, под совокупной стоимостью владения понимается сумма прямых, косвенных и прочих затрат, которые несет владелец системы за период жизненного цикла системы. В совокупности они включают затраты на приобретение информационной системы, на оборудование и программное обеспечение, а также на обновление. Затраты на эксплуатацию включают управление задачами (ИС и сетью), поддержку работоспособности системы и разработку инфраструктуры и бизнес-приложений. К прочим затратам относятся создание сетевых коммуникаций (удаленный доступ, Internet, клиентский доступ) и управление, и поддержка эксплуатации и сопровождение.
Хорошим примером SaaS-услуг является электронная почта, при использовании которой потребителю принадлежит лишь информация, хранящаяся у поставщика услуг. Но при общей эйфории по поводу SaaS-услуг следует отметить, что наиболее распространенный вид приложений – ERP - используется в виде аренды бизнес-процессов менее всего. А вот аренда антивирусных приложений, CRM, СЭД, складской учет, системы проектами и системы совместной работы в SaaS в России уже прижились. Первый проект по модели SaaS компания «АйТи» (www.it.ru) выполнила весной 2007г., предоставив доступ к CRM-системе. В июле 2008 г. появилась аренда HRM-системы «БОСС-Кадровик». Стоимость аренды в ней трех рабочих мест - 133 200 руб. в год, тогда как годовая общая стоимость владения (TCO) трех рабочих мест собственной HRM-системы, внедренной по традиционной модели, может составлять около 900 тыс. руб. TCO учитывает затраты на обновление HRM-системы, амортизационные отчисления на сервер (исходя из нормы амортизации сервера, равной двум годам), стоимость обновлений серверной СУБД для трех рабочих мест, а также годовой фонд оплаты труда ИТ-специалиста (исходя из средней заработной платы 30 тыс. руб.). Конечно, все эти затраты можно оптимизировать, но, по оценкам специалистов, аренда HRM-системы обойдется как минимум в 2,5 раза дешевле, чем содержание собственного приложения [форум Cnews, январь 2011 г.].
Внедрение информационной системы - это инсталляция и настройка оборудования и программного обеспечения, полученного от разных поставщиков и сдача системы в промышленную эксплуатацию.
В общем случае процесс внедрения состоит из ряда организационных действий, подготовительных работ технического и административного плана тестовой (опытной) и промышленной эксплуатации.
Начало рабочей эксплуатации является самым критическим моментом в проекте. Существует несколько стратегий внедрения: параллельное использование, скачок, пилотный проект, узкое место.
На фазе ввода системы в эксплуатацию проводятся испытания, идет опытная эксплуатация системы в реальных условиях, ведутся переговоры о результатах выполнения проекта и о возможных новых контрактах. Основные виды работ: комплексные испытания, подготовка кадров для эксплуатации создаваемой системы, подготовка рабочей документации, сдача системы заказчику и ввод ее в эксплуатацию, сопровождение, поддержка, сервисное обслуживание, оценка результатов проекта и подготовка итоговых документов, разрешение конфликтных ситуаций и закрытие работ по проекту, накопление опытных данных для последующих проектов, анализ опыта, состояния, определение направлений развития.
Потребность доработки системы возникает в случаях когда эксплуатация системы показала, что планируемые цели не достигнуты, изменились потребности бизнеса.
Вывод системы из эксплуатации и замещение ее новой желательно производить по следующей схеме. После того как новая система выбрана и до момента времени ввода в эксплуатацию новой системы, должна быть сформирована и реализована процедура вывода системы из эксплуатации. После завершения вывода системы из эксплуатации новая система должна выполнять все возложенные на нее функции.