Если в ряде областей за провалы или замораживание этой работы «ставят на вид», приглашают на коллегию, то в других — системная целенаправленная работа подходит к обозримому завершению. И те и другие вполне могут передать свой опыт, рассказать о дорожной карте, которая ведёт их к цели.
В конце ноября 2016 года в Управлении ЗАГС Воронежской области состоялось совещание по проблемам оцифровки архива записей актов граждан ского состояния. В работе совещания тогда приняли участие руководитель управления ЗАГС Марина Севергина, её заместители Валентина Николенко и Любовь Шишкина, начальники профильных отделов, а также заместитель руководителя департамента связи и массовых коммуникаций Воронежской области Алексей Соколов и представитель компании «ЭЛАР» Мария Шугаева.
На совещании рассматривался вопрос о создании единого государственного реестра записей актов гражданского состояния как составной части единого федерального информационного ресурса, содержащего сведения о населении Российской Федерации.
«Для нас это сейчас важнейшее направление работы, — подчеркнула руководитель управления ЗАГС, — поскольку от того, насколько быстро и качественно мы создадим этот реестр, будет зависеть работа единого федерального ресурса».
На сегодняшний день в архиве органов ЗАГС Воронежской области хранится более 9 миллионов актовых записей на бумажных носителях. В течение трёх лет все они должны быть переведены в электронный вид. Сложность трансформации в электронный вид заключается не только в большом количестве записей, но и в проверке точности вводимых сведений, которые, во-первых, подчас сложно расшифровать, так как есть, например, довоенные книги, актовые записи в которые внесены трудночитаемым почерком.
Кроме этого, необходимо провести сверку первого и второго экземпляров актовой записи (для точности вносимых в электронный документ сведений).
В ходе встречи Мария Шугаева предложила несколько вариантов оцифровки архива.
Участники совещания обсудили вопросы достоверности и полноты вво да информации, содержащейся в записях актов.