Нередко кассовые операции сопровождаются нарушением кассовой дисциплины. Рассмотрим ситуации, когда обнаруженные ошибки можно безопасно исправить.
В соответствии с нормами действующего законодательства (Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У), запрещено тратить выручку на расчеты по аренде недвижимости, выдачу и возврат займов и т.д. За несоблюдение норм действующего законодательства по ст. 15.1 КоАП РФ возможен штраф до 50 тыс. руб. Соответственно, при выдаче займа из наличной выручки необходимо исправить данную ошибку.
Вариант исправления ошибки – переоформление займа в подотчет. В соответствии с п. 5 Указания банка России от 11.03.2014 № 3210-У, работник может получить деньги из кассы на подотчетные цели. Для этого работник должен написать заявление, а кассир – переоформить расходный кассовый ордер. В кассовой книге необходимо исправить только один номер счета. Поэтому неверный номер необходимо зачеркнуть, поставить правильный, указать дату исправления и заверить правки подписями сотрудников, которые оформили документ, с расшифровкой фамилий и инициалов.
Далее необходимо заказать наличные денежные средства в банке и только после их получения в кассу оформить приходный кассовый ордер на возврат подотчетных и расходный кассовый ордер на выдачу займа.
В соответствии с п. 6.3 Указания № 3210-У, на заявлении о выдаче денег под отчет сотрудник сам может написать сумму и срок, на который он хочет получить деньги, а руководитель лишь подписывает документ. Однако на практике возможна ситуация, что работник пишет одну сумму, а потом из кассы ему выдают другую по устному требованию директора. Если по расходному ордеру сотрудник получит меньше, чем записано в заявлении, – это не ошибка. Если, наоборот, кассир выдаст больше – это нарушение.
Тогда заявление на выдачу подотчетных сумм надо переоформить. Но чтобы не переписывать его полностью, можно дописать от руки сумму, которую разрешил выдать руководитель, рядом с его визой.
Лимит расчета действует в рамках одного договора согласно п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У.