Рациональное использование финансовых и материальных ресурсов является фундаментом для эффективной деятельности государственного сектора экономики и удовлетворения его потребностей. Исполнение этого требования возможно за счет использования логистической системы оптимизации государственных закупок. В данном контексте под целевой функцией оптимизации необходимо понимать процесс максимизации полезности материальных ресурсов, направляемых на удовлетворение государственных нужд в соответствии со всеми требованиями расходования бюджета.
Таким образом, любое расходование бюджетных средств должно основываться на методах и принципах логистической системы управления, в рамках которой должны выполняться следующие функции: планирование, учет, анализ, регулирование и контроль. Каждая из этих функций в системе логистического управления имеют равное значение, поскольку все они направлены на достижение единой цели: всестороннего и исчерпывающего удовлетворения государственных потребностей в материальных ресурсах. И все же, несмотря на равнозначность, необходимо среди прочих функций выделить функцию планирования. Ее главная особенность заключается в том, что она в процессе реализации поэтапно трансформируется в отдельные процедуры размещения государственного заказа.
При этом уже в процессе планирования могут выявляться нарушения, к которым относятся ошибки в сметной документации, недостоверное формирование стоимости заказа, неоправданное завышение требований к претендентам на исполнение заказа, слишком жестким временным рамкам и т. д. Именно поэтому на этапе планирования в соответствии с законодательными актами и действующей практикой предусмотрена процедура запроса котировок, которая позволяет определить будущую стоимость контракта.
Этап планирования является одним из наиболее принципиально значимых, именно на нем происходит подготовка необходимой документации для последующего участия в торгах и аукционе. В связи с этим особенно важно на этапе планирования и размещения заказов уделять внимание аспектам контроля процесса формирования контрактов, определению прав заказчика и его ключевых потребностей. Принципиально важным требованием при этом является проработка должностными лицами содержания и состава технического задания для проектов контрактов. Эта работа может производиться как структурными подразделениями бюджетного учреждения, участвующего в госзакупках, так и непосредственно должностными лицами, несущими ответственность за подготовку документации.