Ситуация. Работник отправлен в служебную командировку на личном автомобиле. При этом организация не заключала с работником ни договор аренды автомобиля, ни договор безвозмездного использования автомобиля.
У бухгалтера возник ряд вопросов. Во-первых, какие документы подтверждают расходы на командировку? Во-вторых, вправе ли организация учесть расходы на ГСМ при наличии чеков при исчислении налога на прибыль? В-третьих, подлежит ли сумма возмещения расходов на ГСМ обложению НДФЛ и страховыми взносами?
В данном случае возмещение работнику стоимости проезда на личном транспорте (стоимости ГСМ) возможно посредством выплаты работнику компенсации за использование личного автомобиля.
Организация вправе учесть выплачиваемую работнику сумму компенсации за использование личного автомобиля в служебной поездке в целях налогообложения прибыли (в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, далее — постановление № 92) на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ либо в полном объеме (без нормирования) в составе расходов на командировки на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ при наличии соответствующего документального подтверждения расходов. Однако второй вариант учета расходов на проезд в полном объеме может привести к спорам с налоговыми органами и отстаиванию данной позиции в судебном порядке [1].
Рассматриваемые выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в размере, установленном соглашением сторон трудового договора и (или) внутренним актом организации, при условии наличия документального подтверждения производственной направленности поездки и фактически осуществленных расходов.
Документальным подтверждением расходов на ГСМ и их производственной направленности в рассматриваемом случае могут служить приказ о направлении работника в командировку на личном автомобиле; копии паспорта транспортного средства (ПТС) и свидетельства о регистрации; локальный акт или соглашение сторон, устанавливающие размеры и порядок выплаты компенсации; служебная записка командированного работника и авансовый отчет с приложением подтверждающих документов (чеков ГСМ, путевого (маршрутного) листа и др.).