Для повышения эффективности управления деятельностью государственных образовательных учреждений необходимо получать информацию о финансовом результате каждого из направлений деятельности. Для этого требуется ведение аналитического учёта доходов и расходов по объектам учёта. И если по учёту доходов вопросов, как правило, не возникает (оказываемая услуга легко соотносится с одним из направлений деятельности), то с учётом расходов не всё так просто. Одной из основных проблем является выбор обоснованной базы распределения для накладных и общехозяйственных затрат. Учёт таких затрат осуществляется в большинстве случаев котловым методом, так как соотнести их с определённым видом деятельности (а тем более с объектом учёта) невозможно. Примером могут служить расходы по содержанию имущества для здания, в котором оказываются услуги в рамках как высшего, так и других видов образования, или расходы подразделений, которые непосредственно не участвуют в оказании услуг, но без которых невозможна деятельность учреждения (бухгалтерия, административно-хозяйственная часть и другие).
Чтобы правильно распределить расходы и получить финансовый результат по объектам учёта и по направлениям деятельности, данных бухгалтерского учёта может оказаться недостаточно и потребуется получение данных из различных областей учёта.
Рассмотрим ситуацию на примере. Пусть образовательное учреждение финансируется за счёт средств государственного задания и средств от приносящей доход деятельности и оказывает услуги в рамках высшего и дополнительного образования, а также услуги спортивно-оздоровительного характера. На практике учреждения имеют более обширный список направлений деятельности, но рассматриваемый пример приведён для упрощения.
Определим список направлений и объектов учёта (табл. 1).
Несмотря на то что факультеты непосредственно участвуют в образовательной деятельности, не все их расходы можно отнести напрямую к конкретным объектам учёта или даже к конкретным направлениям деятельности. Например, в моделируемой ситуации работа административно-управленческого персонала каждого из факультетов связана с двумя направлениями деятельности (высшее и дополнительное образование), следовательно, расходы по заработной плате таких сотрудников и связанные с ней отчисления в фонды необходимо сначала распределить между двумя направлениями согласно выбранной базе распределения и только потом — между объектами учёта.