В процессе своей уставной деятельности бюджетное учреждение вступает в различные виды отношений с юридическими и физическими лицами. Оно заключает и осуществляет сделки, выполняет обязанности, которые предусмотрены действующим законодательством. В результате такой деятельности появляются обязательства, подлежащие исполнению, и, наоборот, у других лиц возникают долги по отношению к бюджетному учреждению. Наличие как активных, так и пассивных обязательств у бюджетного учреждения стало настолько обыденным и очевидным, что зачастую управлению дебиторской и кредиторской задолженностью уделяется недостаточно внимания. Поэтому в бюджетных учреждениях возникла необходимость постоянного управления и контроля за наличием и состоянием дебиторской и кредиторской задолженности. При этом подходы, которые применяются коммерческими организациями по управлению дебиторской и кредиторской задолженностью, могут использоваться бюджетными учреждениями с учетом специфики их деятельности.
В инструкции по заполнению формы государственного статистического наблюдения № ОБ 2 «Сведения о кредиторской и дебиторской задолженности организаций, финансируемых за счет средств бюджетов всех уровней», утв. постановлением Госкомстата России от 01.12.1998 № 117 н, даны следующие определения кредиторской и дебиторской задолженности.
Кредиторская задолженность — задолженность по расчетам с кредиторами за товары, работы и услуги, в том числе задолженность поставщикам и подрядчикам за поступившие материальные ценности, задолженность по выданным векселям, с дочерними предприятиями, с рабочими и служащими по оплате труда, с бюджетом и внебюджетными фондами, по полученным авансам, включая сумму полученных авансов по предстоящим платежам.
Просроченная задолженность — задолженность, которая не погашена в сроки, установленные договором и иными правовыми актами и законами, задолженность организации на отчетную дату, срок погашения которой уже наступил по выставленным счетам и актам выполненных работ.