Дебиторская задолженность может возникнуть в учете бюджетного учреждения как при работе со сторонними контрагентами, так и по внутренним расчетам, если контрагент не исполняет принятые на себя обязательства.
Однако работа с дебиторами должна начинаться не тогда, когда дебиторская задолженность попадает в разряд просроченных долгов, а уже на стадии заключения договора. Чтобы не допустить возникновения дебиторской задолженности или ускорить ее погашение, необходимо предусмотреть соответствующие меры при заключении договора и включить в него следующие положения:
- положение об ответственности контрагента за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств;
- требование об обеспечении исполнения договора;
- авансовый механизм расчетов, снижающий риск неисполнения контрагентом обязательств;
- механизм разрешения возможных разногласий в досудебном порядке.
Кроме того, в учреждении должна быть разработана система управленческого учета дебиторской задолженности, предусматривающая работу с контрагентом вплоть до исполнения им своего обязательства.
В соответствии с требованиями ч. 4 ст. 34 Федерального закона № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» при заключении контракта в него в обязательном порядке должно быть включено условие об ответственности заказчика и поставщика (подрядчика, исполнителя) за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств, предусмотренных контрактом. Поставщик должен предусмотреть в контракте уплату неустоек (пени и штрафов) в случае просрочки исполнения заказчиком обязательств, предусмотренных контрактом.
Пеня начисляется за каждый день просрочки исполнения обязательства, предусмотренного контрактом, начиная со дня, следующего после дня истечения установленного контрактом срока исполнения обязательства.