Как правило, осуществлению сотрудником каких-либо расходов в интересах учреждения предшествует выдача денежных средств — аванса, за который сотрудник позднее отчитается. Однако достаточно часто сотрудники осуществляют расходы на приобретение товаров, работ, услуг на нужды учреждения за счет личных средств с их последующим возмещением. В таком случае сотрудник действует от своего имени, поскольку полномочия действовать от имени учреждения у него отсутствуют. И возмещение расходов сотруднику в таком случае возможно только в случае последующего одобрения их работодателем. Свидетельством одобрения могут быть, например, утверждение руководителем авансового отчета, издание соответствующего приказа ит.п.
Один лишь факт несения расходов сам по себе не влечет обязанности работодателя возместить их — расходы должны быть осуществлены на основании указания или с согласия работодателя и быть необходимыми для осуществления деятельности учреждения. На это указали суды, рассматривая требования работников компенсировать им понесенные траты (определение Верховного Суда Республики Башкортостан от 14 марта 2019 г. по делу № 33-5422/2019, определение Московского городского суда от 12 февраля 2019 г. по делу № 33-5629/2019). В обоих случаях в качестве доказательств сотрудниками были предоставлены авансовые отчеты с приложением документов, подтверждающих оплату товаров, работ, услуг. Однако они не были признаны судьями в качестве надлежащих и достоверных доказательств расходования личных денежных средств работника в интересах работодателя.
Верховный Суд Российской Федерации отправил на пересмотр дело по иску ФГУП к своему бывшему работнику о взыскании с последнего суммы материального ущерба. Работник в течение пяти лет трудился в учреждении в должности начальника строительно-монтажного участка. С работником был заключен договор о полной материальной ответственности, он получал в подотчет материальные средства для последующего их применения при выполнении строительно-монтажных работ на строительных объектах. Перед увольнением работодатель провел инвентаризацию товарно-материальных ценностей и основных средств, числящихся в подотчете у работника, от участия в которой последний отказался. По ее результатам была выявлена недостача более чем на 26 млн рублей (определение Судебной коллегии по гражданским делам ВС РФ от 4 февраля 2019 г. № 58-КГ18-29).