Строительное предприятие продает отходы своего производства (демонтированные деревянные оконные рамы без стекол) населению. Доставку покупателю осуществляет собственным транспортом.
Груз сопровождается товарной накладной по форме ТОРГ-12 (с указанием адреса поставки и без указания номера и марки автомашины) и путевым листом (без указания точного адреса доставки, но с записью «доставка по району», так как осуществляет несколько рейсов в день). Товарно-транспортная накладная (далее — ТТН) не оформляется. Стоимость доставки не входит в состав стоимости отходов и указывается в ТОРГ-12 отдельной строкой. Отдельный договор перевозки не заключается.
Работник Федеральной службы по надзору в сфере транспорта при проверке документов составил протокол на водителя (штраф 500 руб.) за отсутствие ТТН, а также за отсутствие в ТОРГ-12 данных о номере и марке автомашины и несоответствие фактического адреса доставки (населенный пункт «А») указанному в ТОРГ-12 (населенный пункт «Б»).
У руководства и главного бухгалтера организации возник вопрос о необходимости внесения изменений в учетную политику в части порядка документального оформления реализации отходов населению с последующей доставкой их собственным транспортом продавца и необходимости впредь оформлять товарно-транспортную накладную.
Для документального оформления реализации отходов населению организация может использовать формы документов, самостоятельно разработанные и утвержденные для применения руководством. Указанные документы могут быть разработаны на базе форм первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Иными словами, при разработке форм таких документов можно брать за основу форму ТОРГ-12, при необходимости добавив в нее необходимые графы, либо утвердить для использования организацией форму ТОРГ-12 без изменений.
Отметим, что формально указанная форма применяется при отпуске товара организациям. Однако не запрещено ее использовать для оформления отгрузки покупателям — физическим лицам.