Но каждая вещь, поскольку она приобреталась компанией или предприятием, проходила по бухгалтерии и находится на балансе организации. Это требует проведения периодической инвентаризации, или сверки действительного наличия материальных ценностей с данными бухгалтерии. Проведение инвентаризации включает в себя не только сверку количества, но также определение стоимости предмета или вещи в соответствии с данными, которые находятся в документах бухгалтерского учета.
Сама процедура проведения сверки ТМЦ отражена в методических рекомендациях по проведению инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации, которые утверждены соответствующим приказом Министерства финансов РФ. Также в данных рекомендациях содержатся формы соответствующей отчетности, которая составляется по результатам проведенной сверки.
Частота проведения процедуры сверки материальных ценностей устанавливается в учетной политике компании или же определяется руководителем по мере необходимости или в силу иных причин.
Законодательно определяются обязательные случаи проведения инвентаризации, которые закреплены в п. 27 Положения о ведении бухгалтерского учета и отчетности. Среди случаев обязательного проведения сверки значатся:
- необходимость составления ежегодной бухгалтерской отчетности;
- увольнение и прием на работу новых материально ответственных лиц, в число которых входят в первую очередь кладовщики и кассиры;
- сдача имущества или оборудования в аренду;
- случаи выявления хищений или порчи имущества и ТМЦ;
- повреждение имущества организации в результате стихийных бедствий или чрезвычайных ситуаций;
- ликвидация компании или предприятия.
Главной целью, по которой необходимо проводить инвентаризационную сверку, являются меры по сохранению имущества компании или предприятия, а также организация своевременной процедуры расчетов по налогам и хозяйственным договорам.
Процесс инвентаризации ТМЦ проходит в несколько этапов, каждый из которых имеет свою направленность, цели и конечный результат.