Одной из задач, стоящих перед учетной системой государственных учреждений, является организация внутреннего контроля за расходованием бюджетных средств. Для учреждений, использующих в своей деятельности горюче-смазочные материалы, одним из эффективных инструментов контроля являются топливные карты.
Ранее топливные карты в основном приобретали крупные коммерческие организации, желающие проконтролировать расходы своих сотрудников, но в последнее время на этот бизнес-инструмент обратили свое внимание и крупные государственные учреждения.
Рассмотрим преимущества перехода на расчеты за топливо с использованием топливных карт для государственного учреждения.
Топливная карта является гарантией обеспечения клиента нефтепродуктами и представляет собой пластиковую карту, оснащенную микрочипом, хранящим на себе всю информацию, необходимую для заправки на автозаправочных станциях.
Карта может быть использована для получения нефтепродуктов на станциях, указанных в договоре на обслуживание карт, в крупных компаниях это обычно огромное количество заправочных станций, распложенных как на территории Российской Федерации, так и за ее пределами.
Для осуществления заправки нефтепродуктов держатель карты должен передать карту оператору автозаправочной станции и сообщить необходимое количество и марку нефтепродуктов.
Оператор с помощью терминала для работы с картами проводит операцию по списанию необходимого количества нефтепродуктов с карты, что подтверждается терминальным чеком. В случае, если с карты было произведено списание топлива, а заправка автотранспорта не производилась, то обязательно должна быть выполнена процедура возврата топлива на карту.
Сотрудник автозаправочной станции выдает держателю карты чек терминала, подтверждающий проведение или отмену операции. На чеке распечатывается справочная информация, в составе которой указываются цена на нефтепродукты, соответствующая цене, установленной на АЗС на дату проведения операции, и стоимость нефтепродуктов, отпущенных клиенту, рассчитанная по этой цене.