На самом деле это не так. Каждый вид деловой записки имеет разную цель составления и адресата. Давайте посмотрим, какие виды деловых записок есть, чем они отличаются и как правильно их составлять.
Докладная записка — информационное сообщение о текущей рабочей ситуации, завершенной задаче или факте, которое включает мнение автора, его рекомендации или предложения и вывод.
Кому пишется: вышестоящему лицу. Например, работник пишет докладную руководителю направления, начальник подразделения — руководителю компании, директор филиала составляет записку начальнику головного офиса.
Когда пишется: при необходимости донести какие-либо сведения до начальства, чтобы руководство предприняло шаги для решения проблемы, изложенной в сообщении.
Официально выделяют три типа докладных записок по цели сообщения:
• Инициативные — сообщается предложение по решению проблемы, подтвержденное фактами. Суть в том, чтобы убедить получателя принять решение, предложение, изложенное в письме. Например, вы просите руководство повысить сотрудника или ввести новые методы работы и пр.
• Информативные — составляются для донесения до руководства деталей работы над проектом или об итогах работы.
• Отчетные — отчет вышестоящему коллеге о проделанной работе.
Докладная записка внесена в ОКУД (Общероссийский классификатор управленческих документов) и является официальным управленческим документом. Поэтому такие записки имеют определенные правила составления. Часто в компаниях пользуются шаблонами при оформлении записки, что упрощает работу и коммуникацию внутри компании.
Что писать в содержании. Структуру смысловой части можно разделить на три:
1-я часть — описывают причины и мотивы, побудившие написать докладную;
2-я часть — разбирается ситуация и предлагаются пути решения;
3-я часть — высказывается четкое мнение о теме письма и просьба принять соответствующее решение.
Важно четко обозначить просьбу в тексте, то есть то, чего вы хотите добиться с помощью этой записки.