Многие компании сталкиваются с проблемой хранения бумажной документации. Будь то договора, прошедшие согласование и утверждения в банке, или бухгалтерские сметы доходов и расходов организации. Даже после непродолжительного срока работы на предприятии начинает собираться большое количество бумажных документов с ценной информацией. Со временем объемы документации лишь возрастают, и проблема ее структурирования и упорядочивания встает наиболее остро.
Говоря о хранении документов, чаще всего подразумеваются бумажные архивы, которые имеют ряд недостатков:
− Большие площади, занимаемые архивом. Предприятия несут немалые финансовые потери, связанные с арендой и содержанием площадей под бумажные архивы.
− Отсутствие централизованного хранилища. В случае если организация территориально распределенная, то у нее возникает еще одна проблема – отсутствие централизованного хранилища. В таком случае потребуется создать несколько филиалов хранилищ, либо доставлять документы в центральное хранилище, оба эти варианта весьма затратны.
− Время, затрачиваемое на поиск требуемой документации. В связи с большими объемами поиск необходимого документа может затянуться на дни, а в худшем случае, документ вообще будет признан утерянным. Особенно остро этот вопрос встает, если документ требуется для принятия срочного управленческого решения.
− Недолговечность документов. Бумага, как известно, не самый прочный материал, и имеет свойство со временем терять свой первоначальный облик. И многоразовое снятие копий с оригинала документа может испортить его.
− Ограничение доступа к документу. Следует учитывать, что в определенный промежуток времени с документом может работать лишь один сотрудник, что приводит к вынужденным простоям, которые влияют на эффективность работы предприятия в целом.
Решением вышеописанных проблем хранения бумажных документов может стать внедрение системы электронного архива на предприятии.
Электронный архив (ЭА) – это система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск.