Любая трудовая деятельность, так или иначе связанная с тайной или секретной документацией, всегда хранит в себе множество трудностей, проблем и рисков. С чем это связано? Существует множество причин, среди которых основной является банальное неумение грамотно работать с бумагами, носящими гриф секретности.
Для начала стоило бы определиться с тем, что вообще является тайной. Тайна имеет несколько значений. Есть брать в расчет наиболее распространенное определение, то данное понятие стоит трактовать как некую информацию, доступную только ограниченному кругу лицу. Тайна не подлежит разглашению, она должна держаться в секрете. Как правило, тайна вскоре утрачивается, и информация становится доступной большому числу людей. Соответственно, и организация секретного делопроизводства становится ненужной.
ГРИФЫ СЕКРЕТНОСТИ
На данный момент секретность имеет несколько основных типов. Если речь идет о секретном делопроизводстве, так или иначе связанном с государственными делами, то все документы делятся на три основных типа: особая важность; совершенно секретно; служебное пользование. Закрепляется эта классификация специальным Федеральным законом от 21.07.1993 «О государственной тайне».
Что представляет собой каждый из представленных выше грифов?
Гриф «особой важности» представляет собой самую высокую степень секретности. Естественно, подобный статус может получить далеко не каждый документ. Так, в случае раскрытия грифа особой важности может быть нанесен значительный ущерб государству или какой-то группе людей. Именно поэтому и защита у подобного рода документов соответствующая.
Гриф «совершенно секретно» также присваивается документам, содержащим какую-то государственную тайну. Строгая регламентация при работе с подобного рода бумагами является в данном случае отличительной чертой.
Гриф «служебное пользование» не предоставляет документам особенную секретность, однако значительно ограничивает пользование ими. Подобного рода секретное делопроизводство устанавливается, как правило, в коммерческих структурах.
ПОРЯДОК ЗАСЕКРЕЧИВАНИЯ
Порядок засекречивания также устанавливает Федеральный закон о гостайне, названный выше. Согласно этому документу в тайну, подлежащую государству, могут входить: информация о военной сфере; сведения об экономике, технике или науке; информация о внешнеполитической или экономической сферах; сведения о контрразведках, оперативной или разыскной деятельности, об антитеррористической политике и т. д.
КАКИМ ОБРАЗОМ ДОКУМЕНТЫ ПОДЛЕЖАТ ЗАСЕКРЕЧИВАНИЮ
Основное, что стоит отметить, — это наличие специально уполномоченных экспертов. Лица с определенной квалификацией занимаются разработкой безопасного хранения тех или иных бумаг. Подбирается наиболее подходящий гриф секретности, в соответствии с которым и происходит дальнейшая работа. По сути, секретное делопроизводство — это громадная сфера со своими работниками и руководителями.
СИСТЕМНЫЙ ПРИНЦИП ОПРЕДЕЛЕНИЯ СЕКРЕТНОСТИ
Для наиболее грамотного определения степени секретности необходимо периодически применять особенные принципы. Основная черта системного подхода — особое внимание к проблеме засекречивания в целом. Основной его функцией является сохранение двух взаимовлияющих тенденций: с одной стороны, не допустить распространения важной информации, с другой — избежать массового засекречивания и вытекающих отсюда проблем.
КАК ПРОИСХОДИТ ВЕДЕНИЕ СЕКРЕТНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Здесь основными являются два механизма: завышение и занижение грифа секретности. Завышение значительно сужает возможность обмена необходимой информацией, занижение несколько ослабляет этот процесс. Помимо системности, стоит отметить также объективность. При работе с тайной документацией нельзя руководствоваться разного рода субъективными мнениями и предположениями. Должен существовать определенный перечень правил, в соответствии с которым и будут разрабатываться все необходимые меры. Принцип оптимизации — еще один неотъемлемый элемент секретного делопроизводства. Его основной смысл заключается в том, что наименьшее количество данных в засекреченных документах — это лучшее и оптимальное решение. Излишки информации будут лишь нарушать необходимый уровень безопасности.
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В СЕКРЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Как уже было сказано, степень секретности того или иного документа определяется в соответствии со специальным перечнем сведений. После классификации документы засекречиваются и отправляются на хранение. А возможно ли внесение изменений в эти документы? Инструкция по секретному делопроизводству, которую содержит Федеральный закон о гостайне, закрепляет ряд объективных ситуаций и обстоятельств, согласно которым документы могут в разной степени подлежать пересмотру. Стоит, однако, отметить, что срок рассекречивания или изменения документации не должен превышать 30 лет. Исключение — решение специальной межведомственной комиссии. Как и в случае с засекречиванием, работы по снятию или снижению грифов секретности производятся специальной, уполномоченной на то группой лиц.
УНИЧТОЖЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Решение об уничтожении того или иного тайного документа зависит от грифа секретности, наложенного на него. Если гриф с пометкой особой важности или совершенной секретности, то все вопросы опять же решает межведомственная комиссия. Если речь идет о коммерческой тайне, секретной документации какого-либо предприятия, то необходимо созывать специальную экспертную комиссию и руководителей. Комиссия будет решать организационные вопросы, а руководство должно дать разрешение. Процесс уничтожения проходит, как правило, в составе трех или более человек. Бумаги уничтожаются при помощи специальных машин — бумагоперерабатывающих аппаратов. Стоит также отметить, что уничтожение секретной документации должно происходить параллельно с уничтожением внутренней описи.
ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ СЕКРЕТНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
При работе с тайными документами необходимо учитывать несколько основных правил и требований. Стоит выделить самые важные моменты. Необходимо соблюдать строжайший контроль над доступом посторонних лиц к документам. Речь идет и о персонале. Так, безопасность должна устанавливаться через службу охраны или безопасности. Необходимо точно определить лиц, имеющих право работать с секретной документацией. Соответственно, их стоит наделить и особыми полномочиями. Должна быть разработана четкая инструкция (памятка) по работе с тайной документацией. Вся дальнейшая работа должна организовываться в строгом соответствии с ней. С сотрудниками должно быть заключено соглашение о неразглашении коммерческой и производственной тайны. Должно происходить постоянное материальное стимулирование лиц, имеющих право доступа к секретной документации. В частности, любой специалист секретного делопроизводства должен быть под личным контролем руководства.
ОБЯЗАННОСТИ СПЕЦИАЛИСТОВ ПО СЕКРЕТНЫМ ДОКУМЕНТАМ
Сотрудник несет персональную ответственность за хранение, сохранность или изменение документов. Сотрудник должен быть бдительным, ответственным и внимательным. Любые попытки посторонних лиц получить доступ к документации должны незамедлительно пресекаться. Сотрудник должен знать и соблюдать положения инструкции о работе с секретными документами. Помимо этого, необходимо выделить то, что специалисту делать запрещено. Сюда относятся: сообщение любым посторонним лицам секретных сведений; вынос, транспортировка или изменение документации без ведома руководства; ознакомление с документацией по вопросам, которые не входят в ведение сотрудника; уничтожение документов без ведома руководства.
ВНЕШНИЙ ВИД СЕКРЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Практически любой отдел секретного делопроизводства закрепляет следующие нормы: правый верхний угол — гриф секретности; под грифом — инвентарный номер; у документов с грифом совершенной секретности должна быть красная линия из правого верхнего угла; листы должны нумероваться и прошиваться ниткой.