Практически каждое бюджетное учреждение направляет сотрудников в командировки. Для того чтобы учесть расходы на командировки и обосновать их, необходимо оформить ряд документов. Из-за ошибок при оформлении командировки контролирующие органы могут не признать расходы.
Поэтому необходимо регулярно проверять:
- корреспонденцию счетов и содержание операций в журналах;
- подобраны ли первичные документы к журналам в хронологическом порядке;
- соответствует ли форма первичных документов той, которую нужно применять;
- правильно ли заполнены первичные документы и есть ли в них все необходимые подписи;
- сходятся ли показатели журналов и главной книги.
Проверяя операции расчетов с подотчетными лицами, надо убедиться, что имеются все авансовые отчеты с подтверждающими документами (это кассовые и товарные чеки, квитанции электронных банкоматов и терминалов (слипы), проездные билеты, счета и квитанции за проживание).
Следует проверить, что деньги под отчет не выдавали без письменного заявления или внутреннего распорядительного документа. С 1 июля 2017 года бюджетные учреждения вправе выдавать деньги под отчет на основании внутреннего распорядительного документа. Его название или форму Центробанк не предусмотрел. Поэтому учреждение сможет оформлять приказ, распоряжение или любой другой распорядительный документ о выдаче денежных средств. Форма распорядительного документа произвольная. Однако в нем обязательно должны содержаться записи о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя бюджетного учреждения и дата. Этого требует п. 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (в новой редакции). После 1 июля 2017 года можно работать в прежнем порядке и выдавать подотчетные по заявлениям сотрудников. Такой вариант Центробанк оставляет допустимым. Прежде заявление было обязательным и единственно возможным вариантом.
Также следует проверить сроки представления отчетов об израсходованных суммах: они не должны превышать срок, который указан в приказе на выдачу денег.