Неправильный расчет отпускных приводит к занижению или завышению сумм, причитающихся сотрудникам. Поэтому при обнаружении ошибок отпускные следует пересчитать. Суммы отпускных, излишне выплаченные сотруднику вследствие счетной ошибки, удерживают из его зарплаты.
Однако такое удержание возможно только с согласия сотрудника (ст. 137 ТК РФ). Если сотрудник не согласен с удержанием, то следует обратиться в суд (ст. 391 ТК РФ, ст. 11 ГК РФ). При занижении отпускных разницу сотруднику доплачивают (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).
Для проверки правильности расчета суммы отпускных нужно проверить, правильно ли определены: продолжительность расчетного периода; заработок сотрудника за расчетный период; средний дневной заработок; итоговая сумма отпускных.
Первым шагом при проверке правильности расчета отпускных следует проверить правильность определения продолжительности расчетного периода. Статьей 139 ТК РФ предусмотрено, что в расчетный период для отпускных входят 12 месяцев. Из расчетного периода исключают дни, за которые сотрудник получал средний заработок. Например, командировки, больничные, прошлые отпуска и т.п.
Продолжительность расчетного периода для отпускных зависит от того, какой период времени сотрудник работает в конкретном бюджетном учреждении. Однако расчетный период не может быть больше года. Так, если сотрудник начал работать в учреждении больше года назад, то расчетный период — 12 календарных месяцев до того, в котором он уходит в отпуск. За календарный месяц берут период с первого по последнее число включительно. То есть в мае с 1-го по 31-е, а в феврале — по 28-е или 29-е число включительно.
Такие же правила определения расчетного периода применяются и в случаях, когда отпуск начинается в одном году, а заканчивается в другом. Расчетным периодом будут 12 календарных месяцев, предшествующих началу отпуска. Например, если отпуск сотрудника приходится на период с 29 декабря 2015 г. по 16 января 2016 г., то расчетный период будет с 1 декабря 2014 г. по 30 ноября 2015 г.