Начнем с небольшого лирического отступления в защиту руководителя, который должен за всех всё помнить. Конечно, в зависимости от масштаба, численности и оборота компании круг лиц, за которых, собственно, надо всё помнить, расширяется или сужается, но факт остается фактом.
Если брать предприятие средней руки, то, как правило, руководитель курирует задачи, возложенные на подчиненного. Стандартная беседа руководителя и сотрудника выглядит как диалог в стиле «сделал — не сделал». Сотрудник не сделал, потому что это не в его компетенции, кто-то был в отпуске, а спросить было не у кого и т.д. В итоге задача провалена.
Можно, конечно, начать огульно увольнять всех, кто не умеет/не хочет выполнять поставленные задачи, но это утопия. Как говорится, нужно уметь работать с имеющимся материалом. И здесь нужны правильные инструменты проектного управления. Речь идет об IT-решениях, призванных помочь в управлении современной компанией.
Сразу оговоримся, что под проектом каждая компания может понимать все что угодно: от типовой сделки по продаже продукции с незамысловатой цепочкой действий до сложного строительного проекта, в котором участвуют заказчики, подрядчики, субподрядчики, поставщики, инвесторы и т.д.
Чтобы управлять проектом качественно, все поручения и задачи должны содержаться в единой структуре. При этом должны быть «видны» исполнители. Каждый исполнитель должен с заданной периодичностью заполнять форму отчета о поставленных задачах и фиксировать результат по каждой задаче (даже промежуточный).
К примеру, исполнитель может указать, что по его проекту «все идет по плану», «справляюсь» или, наоборот, «нужна помощь, задача не в моей компетенции». Руководитель, таким образом, может отследить, как идет работа, стоит ли ему вмешаться в процесс.
Данный пример упрощенный. Разумеется, масса компаний имеют более сложные структуры подчиненности и системы управления, руководителей различного уровня и ранга. Грубо говоря, о проблемах секретаря или менеджера членов совета директоров извещать вовсе не обязательно.