На официальном сайте ФНС России (http://www.nalog.ru) в разделе «Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами» размещено письмо ФНС России и Минфина России от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852 «О документальном подтверждении представительских расходов».
В соответствии с подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном п. 2 ст. 264 НК РФ. В целях налогообложения представительские расходы подлежат нормированию.
При этом гл. 25 НК РФ не предусмотрен конкретный перечень документов, подтверждающих указанные расходы.
Пунктом 10 раздела IV («Дорожной карты») «Совершенствование налогового администрирования», утв. Распоряжением Правительства Российской Федерации от 10.02.2014 № 162-р, предусмотрено мероприятие, связанное с сокращением количества документов, которые требуются для подтверждения представительских расходов.
В рамках реализации данного пункта указанной «Дорожной карты» Минфином России направлено разъяснение от 10.04.2014 № 0303-РЗ/16288 «О документах, подтверждающих при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций представительские расходы».
Пунктом 1 ст. 252 НК РФ установлено, что расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Использование налогоплательщиком приобретенных им материальных запасов, а также потребление результатов работ (услуг), выполненных (оказанных) сторонними организациями в целях установления и поддержания сотрудничества с контрагентами или потенциально возможными партнерами, является фактом хозяйственной жизни налогоплательщика, поскольку оказывает влияние на его финансовое положение.
В соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит документированию, в том числе и осуществление расходования средств в представительских целях.