План по охране труда составляется на каждый год, а подготовку начинают заранее, не позже октября-ноября предшествующего года. Он разрабатывается с учетом анализа состояния условий труда на рабочих местах: сведений о травматизме и профзаболеваниях, карт специальной оценки условий труда, а также производственного санитарно-эпидемиологического контроля, актов проверок и предписаний ГИТ, предложений работников и их представительных органов, служебных записок должностных лиц.
Универсальный план мероприятий по охране труда составить невозможно, так как он зависит от специфики каждой организации. В него должны быть включены все мероприятия, которые требуют материальных расходов. Полный их перечень приведен в приказе Минтруда России от 01.03.2012 № 181н.
При составлении документа необходимо включить в него замечания по устранению недостатков, которые были выявлены во время аудита по охране труда, а также невыполненные пункты в предписаниях специалиста по ОТ, в рекомендациях экспертов СОУТ в отчете, в заключительном акте медкомиссии по периодическому медосмотру.
План мероприятий по охране труда включается в коллективный договор, положение по ОТ оформляется локальным актом (ст. 8 и 41 ТК РФ). Но в случае, если в коллективном договоре есть условие, что локальные нормативные акты, касающиеся мер по улучшению условий и охране труда, должны быть согласованы с профсоюзом (ч. 3 ст. 8 ТК РФ), данное условие должно быть выполнено согласно ст. 372 ТК РФ.
Каждый работодатель обязан запланировать предупредительные меры по охране труда для своей организации, и, как правило, все они требуют финансовых затрат. Поэтому в организации должен быть составлен ежегодный план, утвержденный приказом руководителя: он используется при распределении и корректировке бюджета.
При планировании расходов по охране труда на следующий год необходимо проанализировать затраты на охрану труда за предыдущий год или несколько лет, составить смету расходов на мероприятия по ОТ, план мероприятий, согласовать и утвердить смету у руководителя.