Своевременное и качественное проведение упорядочения документов постоянного и долговременного хранения позволяет не только обеспечить их учёт и сохранность, но и дальнейшее эффективное использование.
Нормативно-методические документы по делопроизводству и архивному делу предусматривают единую методику и правила упорядочения документов1. Однако практика работы показывает, что необходима детализация приёмов, методов упорядочения документов с учётом современных требований развития архивного дела, в также приведения к единообразному формированию и оформлению дел, передаваемых на постоянное хранение (далее — хранение) в государственный (муниципальный) архив (далее — архив).
Особенность упорядочения документов постоянного и долговременного хранения обусловлена тем, что при проведении упорядочения архивных документов необходимо сделать всё возможное, чтобы обеспечить оперативный поиск необходимых документов при организации справочной работы в архиве.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив помимо проведения экспертизы ценности документов включает работу по формированию и техническому оформлению дел.
Данная Памятка по техническому оформлению дел постоянного и долговременного хранения (далее — Памятка) не затрагивает вопросов проведения экспертизы ценности документов, в ней определён порядок технической обработки документов, которые уже отобраны для передачи на хранение. Памятка предназначена для работников архивных учреждений, занимающихся упорядочением документов, а также может быть использована работниками делопроизводственных служб организаций — источников комплектования архива, занимающихся упорядочением документов.
Положения Памятки не распространяются на документы, содержащие государственную тайну, упорядочение которых осуществляется в соответствии со специальными нормативными документами.
В качестве приложений приведены образцы оформления листа-заверителя дела, внутренней описи документов дела, реквизитов обложки дела.