Памятка по техническому оформлению дел постоянного и долговременного хранения

5.1.6. Реквизиты обложки оформляются от руки шариковой ручкой (синего или чёрного цвета) чётко, без сокращений.

При изменении, уточнении отдельных элементов обложки дела (заголовка, крайних дат, количества листов) старые сведения не зачёркиваются, а берутся в скобки.

Если изменения и дополнения, которые следует внести на обложку дела, значительны, то нашивается новая обложка, при этом старая обложка сохраняется, а заголовок на обложке дела аккуратно зачёркивается.

5.1.7. При проведении работ по усовершенствованию и переработке фонда в архиве осуществляется техническая обработка дел фонда, при этом если заголовок дела, крайние даты, количество листов на обложке не соответствуют описи и если дело не перешивается, старые сведения зачёркиваются, а после слов «новая редакция» на свободном поле обложки пишется новый заголовок дела, крайние даты и количество листов.

Если изменения и дополнения, которые следует вынести на обложку дела, значительны и нет свободного места, то заполняется новый титульный лист (обложкавкладыш), который вклеивается в начало дела, вслед за обложкой дела. При этом старый заголовок на обложке дела аккуратно зачёркивается одной чертой (наискосок).

5.1.8. На обложке дела указывается или проставляется штампом архивный шифр. Он состоит из сокращённого названия архива, номера фонда, номера описи и порядкового номера дела по описи.

Архивный шифр проставляется на лицевой стороне обложки в нижнем левом и в верхнем правом углах, при этом верхняя часть обоих изображений шифра должна быть обращена к середине обложки. На ценных или художественных переплётах дел шифр проставляется на обороте переплёта.

5.1.9. Если в описи имеются отметки «ОЦ»², «СФ³», «ЭФП⁴» и другие, то они проставляются в правом верхнем углу обложки дела.

В делах, содержащих документы ограниченного доступа, на обложке в правом верхнем углу ставится штамп «Доступ ограничен» или отметка «ДО». Если в деле имеются отдельные документы с ограниченным доступом, то такой штамп ставится на листе использования в нижнем левом углу с указанием номеров листов.