При расчете отпускных необходимо учитывать следующие моменты:
1. Отпуск предоставляется согласно утвержденному графику отпусков.
2. В качестве расчетного периода учитываются 12 месяцев, предшествующих началу отпуска, так, например, если сотрудник идет в отпуск в июне 2019 г., тогда определять средний заработок следует за период с июня 2018 г. по май 2019 г.
3. Из расчетного периода для расчета отпускных исключаются дни нахождения работника на больничном, в отпуске, дни ухода за детьми-инвалидами.
4. Если в расчетный период имела место индексация зарплаты, то отпускные также необходимо проиндексировать.
5. С сумм отпускных необходимо удерживать НДФЛ, а также проводить начисление страховых взносов.
6. Отпускные должны быть выплачены сотруднику за три дня до начала отпуска.
При расчете отпускных обязательно должен быть учтен период, отработанный сотрудником. Если сотрудник отработал полностью все время, то формула расчета отпускных выглядит следующим образом:
СЗ = СВВР / 12 / 29,3,
где СЗ — это средний заработок за 12календарных месяцев, предшествующих отпуску;
СВВР — сумма выплат за 12календарных месяцев, предшествующих отпуску, включаемых в расчет.
Суммы, которые необходимо учитывать при расчете среднего заработка — это выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда, начисленные в пользу сотрудника в расчетном периоде. К ним относятся зарплата, премии, надбавки и т.д. (ст. 139 ТК РФ). Наряду с этим не учитываются при расчете:
1) социальные и иные нетрудовые выплаты (оплата проезда или оплата коммунальных услуг);
2) суммы, которые были получены сотрудником, когда он не работал, но в соответствии с законодательством за ним был сохранен средний заработок (отпускные, пособия по временной нетрудоспособности).
Когда сотрудник отработал не все 12 месяцев или в периоде были исключаемые дни, о которых упоминалось ранее, для расчета среднего заработка используются другие формулы: