В Российской империи регистрацией рождения, браков и смертей ведала Церковь. Эти сведения заносили в хронологическом порядке в метрические книги, которые заполняли специальными чернилами. Писари имели каллиграфический почерк, в словах зачастую присутствовали вензеля и завитки. Сначала не было единого образца ведения записей, их фиксированная форма появилась после 1724 года.
После принятия Декрета «О гражданском браке, о детях и о ведении книг актов состояния» органы ЗАГС вели книги записей рождений, смертей, записей отсутствующих, браков, разводов, заявлений о происхождении детей, а также книги записей лиц, изменивших фамилии и прозвища, и алфавитные книги. Все записи составляли в двух идентичных экземплярах. Сотрудники заполняли их черными или синими чернилами.
«В связи с тем, что в послереволюционной России почти все население было безграмотным, зачастую в записях допускались ошибки. Имя ребенка, родителей, мужа или жены могли указать с ошибкой, например Владимер, а также написать сокращенные имена Ваня, Оля, Таня, хотя должны быть указаны Иван, Ольга, Татьяна. Записи содержали не только фамилию, имя, отчество, дату и место рождения, но также сведения о социальном положении, месте работы, занимаемой должности», — рассказали в пресс-службе Управления ЗАГС Москвы.
С внедрением в деятельность органов ЗАГС технических средств наряду с рукописными записями в 1990 году документы стали составляться путем набора на печатной машинке. А уже в 1992 году все формы записей заполняли с использованием компьютера и распечатывали их на принтере.
В тот же период в установленных программах для заполнения форм записей актов гражданского состояния появились справочники имен, отчеств, места рождения, места жительства, в связи с чем значительно уменьшилось количество ошибок в указании этих сведений.
В 2020 году запись актов гражданского состояния перевели с бумажных носителей в электронный вид. Приоритетной задачей стало формирование Единого государственного реестра ЗАГС. Этот глобальный информационный ресурс стал главным источником сведений о каждом гражданине нашей страны. Информацию в нем актуализируют непрерывно в режиме онлайн. Кроме того, создание объединенной федеральной базы в несколько раз ускоряет работу органов ЗАГС.