С 1 января 2020 года Трудовой кодекс РФ был дополнен ст. 66.1 «Сведения о трудовой деятельности». Если прочитать первую и вторую части ст. 66.1 ТК РФ, то можно прийти к выводу, что электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого сотрудника в электронном виде (в том числе сведения о сотруднике, месте его работы, его трудовой функции, переводах на другую постоянную работу, об увольнении с указанием основания и причины прекращения трудового договора), которые хранятся в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ.
В нормативных документах ПФР также нет толкования термина «электронная трудовая книжка». Из раздела 3 постановления Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п ясно, что электронные трудовые книжки — это файлы внутреннего информационного обмена, содержащие сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица.
Переход на электронные трудовые книжки (далее — ЭТК) начался с 1 января 2020 года. То есть стартовал процесс планомерной замены бумажной трудовой книжки на электронный учет сведений о трудовой деятельности сотрудника. При этом постепенный переход к электронному формату сведений о трудовой деятельности добровольный и проводится исключительно с согласия сотрудника.
Порядок поэтапного перехода на ЭТК описан в Федеральном законе от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (далее — Закон № 439ФЗ). Для перехода на электронные трудовые книжки работодателю необходимо было выполнить до окончания 2020 года следующее:
— назначить ответственных должностных лиц, которые будут вести и передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР;
— создать корпоративный адрес электронной почты, на который сотрудники смогут присылать заявления с запросом о выдаче сведений о трудовой деятельности;
— внести изменения в локальные акты, которые определяют порядок работы с трудовыми книжками, ознакомить с ними сотрудников;