Составьте график по каждой структурной единице. Для этого узнайте, когда работники намерены пойти в отпуск в будущем году, например посредством опросных листов. После сведите данные в единую базу (обычно этим занимается кадровая служба). До официального утверждения графика сводная таблица с датами представляет собой только проект. До утверждения графика необходимо представить проект первичной профсоюзной организации (ст. 372 ТК РФ), если в организации действует профсоюз. Для этого выделяется время: пять рабочих дней на получение мотивированного ответа профсоюза; три дня на дополнительные консультации (если они понадобятся). График составляется в свободной форме или по унифицированной форме № Т-7. Помните, что отпуск можно разбить на части, но хотя бы одна из частей должна составлять не менее 14 дней. Ознакомьте работников с конечным результатом.
Последний срок для утверждения графика отпусков законодательно установлен в ст. 123 ТК РФ, а именно — не позднее чем за две недели до нового года (17 декабря 2020 года — последний день для утверждения). За нарушение грозит административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ):
● для должностного лица — предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб.;
● для предпринимателей — штраф от 1000 до 5000 руб.;
● для компаний — штраф от 30 тыс. до 50 тыс. руб.
Устанавливать вид наказания будет трудовая инспекция.
По графику формируют сведения о датах выплаты отпускных. Поэтому в документе должны быть все обязательные реквизиты первичной документации из ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете». Дата создания и подпись руководителя являются обязательными элементами. Организация может самостоятельно разработать шаблон. Или можно применять унифицированные бланки. Создавать документ можно в бумажном или электронном виде, подписанном ЭЦП с учетом Федерального закона «Об электронной подписи». Унифицированная форма графика отпусков установлена постановлением от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Форма графика определяет, нужно издавать приказ об утверждении графика отпусков или нет. В форме №Т-7 предусмотрен гриф утверждения документа, поэтому утверждать такой график отдельным приказом не нужно. Если разработали форму графика отпусков сами и в ней отсутствует гриф утверждения, такой график утвердите приказом руководителя. Для внесения изменений в такой график отпусков понадобится соответствующий приказ.