Зачастую в силу различных обстоятельств, граждане или юридические лица не могут самостоятельно совершить то или иное юридически значимое действие или реализовать свое право, например, получить товарно-материальные ценности, заключить сделку, совершить регистрационные действия, выступить в защиту своих интересов в суде. В соответствии с п. 1 ст. 9 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее — ГК РФ) физические и юридические лица по своему усмотрению осуществляют принадлежащие им гражданские права, которые могут быть реализованы ими лично либо через представителей. В большинстве случаев юридическим основанием для представительства одного лица перед другим выступает доверенность.
Согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Представляемыми могут выступать как физические, так и юридические лица, и выдавать доверенности в пределах своих прав и обязанностей.
Организация сталкивается с двумя основными ситуациями: первая, когда ей необходимо выдать доверенность, как своим работникам, так и третьим лицам, и вторая, когда необходимо проверить подлинность предоставленной доверенности.
Первая ситуация в основном не представляет особых затруднений, однако следуют обратить внимание на следующие важные аспекты, которые как отражены в законодательстве, так и подсказаны самой жизнью. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами. Если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна. При выдаче доверенности желательно прописывать конкретные полномочия представителю, и не наделять представителя теми полномочиями, которые ему вряд ли пригодятся или совсем не пригодятся при выполнении поручения. Например, следует изначально решить вопрос о наличии права получения представителем денежных средств или без такового, или вопрос о возможности передоверия прав или отсутствие таковой. Если есть возможность выдать доверенность на совершение ряда конкретных действий, но в рамках определенного отрезка времени или для выполнения разового поручения, то стоит этим воспользоваться и ограничить действие выданного поручения данным отрезком времени или указанием конкретного задания. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу, которое вправе удостовериться в личности представляемого и сделать об этом отметку на документе, подтверждающем полномочия представителя.