Правила ведения учета предусматривают ведение документооборота в соответствии с законодательными нормами. Порядок хранения и уничтожения документов является важным этапом организации документооборота. Кроме того, до тех пор пока документы не уничтожены, они могут быть подвергнуты проверке.
Нормативное регламентирование указанного учетного процесса осуществляется в соответствии с действующим законодательством. В соответствии с нормами Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:
- первичный учетный документ, регистр бухгалтерского учета составляются на бумажном носителе и (илв виде электронного документа, подписанного электронной подписью;
- первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансоваотчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года;
- хранение документов бухгалтерского учета организуется руководителем экономического субъекта;
- требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете устанавливаются в федеральных стандартах бухгалтерского учета
При наличии технической возможности субъект учета вправе хранить первичные электронные документы (электронные регистры) на машинных носителях с учетом требований законодательства РФ, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах.
Организация хранения первичных учетных документов, сформированных в виде электронного документа, подписанных простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, порядок формирования их копий, регистров бухгалтерского учета с приложением копий электронных документов (реестров) находятся в компетенции субъекта учета и реализуются в рамках формирования учетной политики (письма Минфина России от 30.09.2013 № 02–06–10/40454, от 03.06.2014 № 02–07–05/26571).