В государственных и муниципальных учреждениях для принятия решений по вопросам деятельности создаются коллегиальные органы, к которым относятся разного рода комиссии. При этом в учреждениях высшего образования таких органов ещё больше — это учёные советы и различные аттестационные комиссии.
Коллегиальные органы власти создаются, как правило, на постоянной основе, и их деятельность регламентирована уставом учреждения. А различные комиссии могут создаваться как на постоянной основе, так и разово или при наступлении определённых обстоятельств.
Работа ряда комиссий и их численность, как правило, регламентируются локальными актами (приказами, распоряжениями), утверждаемыми руководителем учреждения. Из числа членов комиссии выбирается или назначается председатель, а в некоторых случаях — секретарь. Результатом работы комиссии является протокол или решение, в котором формулируются выводы, рекомендации или мнение по тому или иному вопросу. Все результаты работы комиссии чаще всего оформляются письменно.
В учреждениях на постоянной основе, как правило, работают следующие комиссии, которые так или иначе решают вопросы с имуществом учреждения:
— инвентаризационная;
— по списанию;
— по приёмке исполнения условий контрактов;
— по поступлению и выбытию активов.
В такие комиссии включаются соответствующие специалисты, а вынесенные ею решения носят, как правило, юридическую силу.
Проведение даже короткого заседания по самой простой проблеме требует определённой подготовки. Для того чтобы заседание прошло успешно, рекомендуется соблюдать следующий порядок его подготовки:
— определение целей и задач заседания (совещания);
— назначение ответственных за подготовку совещания и распределение между ними обязанностей;
— определение даты и времени проведения совещания (при этом следует проверить, чтобы это время не совпадало с проведением других мероприятий);
— выбор подходящего помещения, кабинета;