22 ноября 2021 года вступил в силу Федеральный закон № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», который ввел понятие электронного документооборота в сфере трудовых отношений (ЭДО).
Под ЭДО в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (электронные документы), за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ.
Мы попросили рассказать о своем опыте внедрения ЭДО руководителя отдела кадрового делопроизводства и расчетов по оплате труда в дистрибьюторской сети ENERGON Наталью Буробину. ENERGON — один из крупнейших в стране поставщиков электротехники — принимал участие в эксперименте, который был запущен Минтрудом России в июне 2020 года для того, чтобы сформировать нормативную базу для Закона об ЭДО. В первую группу организаций, которые тестировали систему электронного документооборота, подключились порядка 70 компаний, затем количество участников выросло до 300, в их числе была и сеть ENERGON. Рассказ Натальи, без сомнения, будет интересен и полезен как кадровым специалистам, так и руководителям компаний.
О переходе на электронный кадровый документооборот мы задумывались давно, но его нельзя было осуществить в организации в силу отсутствия на тот момент нормативной базы. Документы, подписанные сотрудниками с помощью электронной подписи, считались бы недействительными. Пандемия помогла сдвинуть многие процессы с мертвой точки. Государство начало активную работу по подготовке законодательной базы для перехода на ЭДО. В 2020 году Минтруд запустил эксперимент по переводу компаний на электронный документооборот. ENERGON не сразу стал участником тестирования нововведения, поскольку зайти в проект можно было только с собственной электронной системой, которой у нас на тот момент не было. Как только в рамках данного проекта открылся портал «Работа в России», мы присоединились к эксперименту. Мы уверены, что это решение было правильным. На сегодняшний день закон об электронном документообороте уже принят, большинству компаний только предстоит «войти в эту воду», а мы за прошедший год полностью разобрались в новой системе работы, оценили для себя все плюсы и минусы цифрового документооборота, внедрили его и теперь можем делиться с другими работодателями своим опытом.