Кризис всегда требует оперативных действий по снижению повседневных затрат компании — от этого зависит выживаемость проекта. Начинать планировать мероприятия по оптимизации затрат необходимо как можно раньше. При этом замечу, что внедрять культуру сбережения ресурсов в компании необходимо не только в кризисные времена.
Сокращение затрат должно быть не самоцелью, а производной от оптимизации бизнес-процессов. Первоначально под сокращение должны попасть те расходные направления, необходимость снижения затрат на которые назрела еще до кризиса. Если вы видите, от каких процессов можно отказаться вообще, что давно следовало улучшить, какие команды переформировать, то в результате этих действий ваши затраты должны уменьшиться с пользой для бизнеса.
Оптимизация расходов должна основываться на глубоком и всестороннем анализе. Решения в финансовой сфере нужно принимать через призму реальных бизнес-процессов организации, стоящих за цифрами в отчетах. Необходимо избегать спонтанных решений, к примеру, «всем отделам сократить расходы на 20 %».
Эффективность любых оптимизационных решений зависит от наличия в руководстве компании необходимой информации для их принятия и от того, насколько зрелыми и отлаженными являются системы учета, бюджетирования и финансового контроля. Для упрощения мониторинга ситуации внутри компании используют программные продукты для управления своей деятельностью, финансовым и бухгалтерским учетом. Подобные продукты (к примеру, немецкой компании SAP для малого и среднего бизнеса — SAP Business One) делают аналитику затрат и имеют блоки управления и оптимизации расходов [1].
К текущему кризису — из-за его глобальности — сложно подходить с предыдущим опытом и, соответственно, невозможно определить общий для разных сфер подход по сокращению расходов. Тем не менее определенные законы бизнеса остаются актуальными всегда. Первыми для оптимизации рассматриваются следующие статьи расходов:
• затраты на командировки;
• затраты на обучение персонала;