Оформление отпуска муниципального служащего начинается с составления графика отпусков, который ежегодно утверждается распоряжением руководителя не позднее чем за две недели до наступления календарного года (17 декабря текущего года) после согласования с первичной профсоюзной организацией. Сотрудника не позднее чем за 14 дней уведомляют о дате начала отпуска, после чего он подает заявление.
На основании графика и заявления отдел кадров готовит проект распоряжения, который подлежит согласованию с некоторыми структурными подразделениями администрации муниципального округа, а затем подписывается руководителем. С распоряжением служащий знакомится под подпись, а отпускные начисляются и выплачиваются не позднее чем за три дня до начала отпуска. При необходимости отпуск можно перенести, внеся изменения в график и оформив новое распоряжение.
Основные проблемы процесса:
— длительность (17 дней — подготовка графика отпусков, 8 дней — согласование графика с первичной профсоюзной организацией, 5 дней — согласование заявления на отпуск и подписание распоряжения о предоставлении отпуска муниципальному служащему);
— трудоемкость (в нем принимают участие все сотрудники (121) администрации городского округа «Муниципальное образование городской округ город Алчевск Луганской Народной Республики»; далее — АМО);
— сложная процедура согласования документов (в согласовании документов процесса (график отпусков) принимают участие руководители всех 26 структурных подразделений АМО, два заместителя главы АМО и председатель первичной профсоюзной организации; в согласовании распоряжения на отпуск — три структурных подразделения и главный бухгалтер муниципального казенного учреждения «Центр комплексного обеспечения деятельности органов местного самоуправления»);
— возникновение конфликтов в коллективе (так как сотрудники не всегда готовы делить отпуск, чтобы у всех была возможность отдохнуть в летние месяцы).