О преимуществах электронного документооборота сказано уже очень много. Здесь и сокращение затрат на бумагу, курьерские и почтовые услуги, телефонную связь, времени на согласование документов с контрагентами и т.д. Но выгоды – выгодами, а как решиться на такие кажущиеся масштабными перемены. Своим опытом перехода на электронный документооборот поделились наши эксперты.
Сергей ДМИТРИЕВ, коммерческий директор, «Фингуру»:
– При создании компании, в 2012 г., мы сразу условились использовать электронный документооборот повсеместно. Если внутри это получилось сделать на 99% , то, честно признаюсь, с клиентами бумажки до сих пор встречаются в нашей деятельности.
В первую очередь, это связано с консервативностью клиента – не хотят изучать новое, не доверяют государству, что оно будет принимать электронные копии наравне с печатными оригиналами. Во вторую, существовавшее до недавнего момента ограничение, так называемый роуминг между операторами электронного документооборота. И, в-третьих, требуется большая привязка к мобильному телефону, а пока не все операторы позволяют работать таким образом.
Боремся следующим образом:
• всех своих клиентов по бухучету мы бесплатно подключили к системе электронного документооборота и регулярно, совместно с оператором, проводим обучение для всех желающих;
• записываем видеоинструкции и всячески пропагандируем удобство и скорость обмена документами;
• работаем по пропаганде с контрагентами наших клиентов, чтобы упростить себе работу.
Отсутствие бумаги позволяет нашим бухгалтерам сэкономить время на обработку и ввод документов, а также не требуются дополнительные площади под «первичку», а для Москвы это большой плюс.
Второй момент – это электронный архив, сейчас налоговые органы с удовольствием его принимают, и нет необходимости делать ксерокопии. И, наконец, поиск по документам также моментальный, не нужно переворачивать тонны макулатуры.
Вообще, для себя мы решили точно – электронному документообороту быть!