Теперь за нарушение правил хранения документов в архиве школам могут назначить штраф в 10 тыс. руб. (Федеральный закон от 15.10.2020 №341-ФЗ). Раньше к ответственности привлекали только должностных лиц. Оштрафовать школу могут в нескольких случаях — если не хранить определенные категории документов, например постоянного хранения, или хранить их неправильно. Чтобы избежать наказания и судебных разбирательств, ответственным работникам придется внимательно изучить законодательство, соблюдать условия хранения документов и обращать особое внимание на документы по личному составу.
Школу, которая неправильно хранит архивные документы, оштрафуют на сумму до 10 тыс. руб., а виновное должностное лицо — до 5 тыс. руб. (ст. 13.20 КоАП РФ). Актуальные размеры штрафов, а также прежние санкции смотрите в таблице.
Вместо штрафа проверяющий вправе ограничиться предупреждением. Поэтому, если нарушение первое или никто из работников не пострадал, нужно сообщить об этом инспектору. Это поможет смягчить наказание.
Штрафы обычно выписывают за то, что школа неправильно хранит кадровые документы, либо за их отсутствие. Проверить, как школа хранит, комплектует, учитывает или использует кадровые документы, вправе инспекторы ГИТ, УФНС, Роскомнадзора, а также специалисты других ведомств. Например, СЭС проверит наличие медицинских книжек на работников.
Пример
Директор школы допустил нарушения — суд назначил санкции
Комитет по делам записи актов гражданского состояния и архивов Хабаровска оштрафовал директора одной из школ за нарушение требований законодательства об архивном деле. В школе не было отдельного помещения, чтобы размещать и хранить документы. Кроме того, документы хранили в рабочей комнате без естественной или искусственной вентиляции и специального оборудования для хранения: металлических стеллажей, шкафов или контейнеров. Еще в этой комнате были посторонние предметы — копировальный аппарат, компьютер и чайник. При проверке также обнаружили пропажу 17 дел постоянного хранения. Директору повезло, что из-за нарушения никто не пострадал и это было его первое нарушение. Мировой судья признал нарушение малозначительным и объявил директору школы устное замечание (решение мирового судьи судебного участка №25 Центрального района г. Хабаровска от 19.02.2020 №5-123/2020).