ГОСТ Р 15487–1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования» обращает особое внимание на необходимость четкого распределения ответственности и полномочий по управлению документами между всеми работниками организации: руководителями (менеджерами); специалистами в области управления документами, информацией и технологиями; сотрудниками (персоналом) организации. Для этого в организации должны устанавливаться и внедряться руководящие указания и регламенты всех действий и операций с документами на протяжении их жизненного цикла в конкретной организации.
К локальным нормативным актам по делопроизводству могут относиться: инструкции, в том числе должностные инструкции работников сферы ДОУ; положения; правила и т. п.
Большинство организаций применяют в своей работе инструкции по делопроизводству — эта практика пришла с изданием Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти 2005 года.
Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (то есть на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами, можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.
Инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.
Перед разработкой данной инструкции необходимо изучить основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, извлечь из них полезные сведения, а также проанализировать порядок работы с документами в конкретной организации. Затрагивая структуру инструкции по делопроизводству, можно сказать, что она как минимум должна состоять из трех частей: общие положения, документирование управленческой деятельности, организация работы с документами, — а также содержать приложения.