Речь идет о рабочей группе по формализации и внедрению бизнес-процессов в компании — производителе светодиодных светильников ООО «ЛЕД-Эффект».
Как только мы поняли, что хотим не только увидеть визуализацию бизнес-процессов, но и автоматизировать каждый из них, то столкнулись с проблемой: с какого процесса начать? Каждый казался привлекательным с точки зрения оцифровки и последующей автоматизации. В решении вопроса помогла рабочая группа проектного офиса по внедрению бизнес-процессов. Как руководитель проектного офиса, я инициировала опрос руководителей отделов и подразделений с единственным вопросом: на что тратится больше всего времени в рамках тех процессов, в которых задействованы сотрудники подведомственных отделов? В результате был выявлен ряд проблем:
1. Теряется информация при обработке нестандартных запросов, поступающих от клиентов. (Нестандартным считается заказ, когда количество светильников превышает стандартное количество или спецификация светильника не утверждена.) Процесс «Размещение заказа Покупателя».
2. Длительное время ответа со стороны руководства в ходе согласования оплаты в рамках процесса: «Согласование оплаты, услуг».
3. Не было понимания, кому и в какой последовательности выполнять действия в рамках процесса: «Изготовление опытных образцов».
Для каждой из проблем было разработано свое решение и при этом с использованием разных программных продуктов.
Итак, рассмотрим поподробнее процесс «Размещение заказа Покупателя».
Визуализация процесса была сделана с помощью нотации BPMN (см. блок-схему).
Из блок-схемы видно, что все взаимодействия между сотрудниками проводились в основном через Outlook с помощью электронных писем. Соответственно, чтоб уточнить срок производства нестандартного заказа направлялось от 4 до 6 писем, что заметно «засоряло» почту, и информация периодически терялась в большом потоке переписки.
По факту процесс работал, но для всех создавал массу проблем. Мною была предложена простейшая форма в Google-таблице, к которой имели доступ все заинтересованные лица.