Ежегодно справки по ф. № 2-НДФЛ подаются налоговыми агентами, т. е. лицами, от которых или в результате отношений с которыми физические лица получают доход, в налоговый орган не позднее 1 апреля года, следующего за налоговым периодом, за который представляются сведения (п. 2 ст. 230 НК РФ).
Форма Справки о доходах физического лица по ф. № 2-НДФЛ утв. приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@.
С доходов физических лиц налоговые агенты в течение года были обязаны исчислить, удержать и перечислить в бюджет сумму НДФЛ (п.п. 1, 2 ст. 226 НК РФ).
К числу налоговых агентов относятся (п. 1 ст. 226 НК РФ), в частности, российские организации.
Налоговый агент должен самостоятельно исполнять обязанность по представлению сведений о доходах. Если за него это сделают иные лица, то указанная обязанность налогового агента считается неисполненной. Так, например, одна организация не может исполнить обязанности налогового агента за другую организацию (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 18.07.2012 № А19-22001/2011).
Не нужно оформлять и подавать в налоговый орган справки № 2-НДФЛ по тем физическим лицам, с доходов которых российская организация не была обязана исчислять и удерживать НДФЛ, так как в таких ситуациях организация не является налоговым агентом. Это касается:
1) выплаты доходов определенной категории налогоплательщиков, которые обязаны уплачивать налог самостоятельно;
2) выплаты налогоплательщикам определенных видов доходов, при получении которых они должны самостоятельно уплатить налог;
3) выплаты доходов, которые не подлежат налогообложению.
Время до 1 апреля 2014 г. еще есть, но лучше заранее учесть особенности исчисления налога на доходы физических лиц в сложных и (или) неоднозначных ситуациях.
Ситуация 1. Из документов не ясно, является ли работник – физическое лицо налоговым резидентом Российской Федерации (ставка НДФЛ – 13 %) или не является налоговым резидентом (ставка НДФЛ – 30 %), так как сами документы отсутствуют.